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Sí, por extraño que parezca, aun a 2025, hay clínicas que siguen gestionando el historial clínico de sus pacientes en… redoble de tambores, por favor… papel. Y esto, no puede ser. Sobre todo cuando la digitalización de historias clínicas ha demostrado que mejora la eficiencia y optimiza la atención al paciente. ¿Por qué seguir almacenando montones de papeles cuando puedes tener acceso instantáneo a la información? ¿Por qué seguir negando el progreso? La transformación digital ha llegado para quedarse, y en el ámbito de la salud, esta innovación es pieza clave para mantenerse al día con las demandas actuales de los pacientes y las regulaciones legales.
¿Qué es la digitalización de historias clínicas?
Se explica rápido. Nos referimos a la conversión de los registros médicos de papel en un formato electrónico. ¿Significa esto que los historiales médicos estarán disponibles en línea? Por supuesto y además, de una forma más organizada, segura y accesible, con la que gestionar la información de los pacientes.
Y aún hay más. La digitalización también permite la integración de sistemas avanzados de análisis de datos. Si estás pensando en, por ejemplo, la predicción de tendencias de salud y/o la personalización de tratamiento, has acertado. A día de hoy, hospitales como el Hospital Clínic de Barcelona ya han implementado soluciones de big data para anticipar brotes de enfermedades y mejorar la atención preventiva.
Otra ventaja significativa es la posibilidad de compartir información médica entre diferentes centros de salud de forma instantánea y segura. Especialmente útil para pacientes que requieran atención multidisciplinar (oncología, rehabilitación, geriatría, etc.) o que necesiten trasladarse entre distintas regiones, garantizando la continuidad del tratamiento sin pérdida de información relevante.
Hoy en día, la digitalización de historias clínicas se ha convertido en un paso fundamental en el proceso de transformación digital de las clínicas. Lo que ha permitido a instituciones como Quirónsalud o HM Hospitales, liderar la innovación en el sector sanitario español, al haber comenzado con esta tarea hace años.
Problemas de las clínicas que aún usan historias clínicas en papel
No podemos pasar por alto el que, al gestionar una clínica a la vieja usanza, ya nos estamos poniendo trabas logísticas además de limitaciones estratégicas. La falta de integración con sistemas modernos de gestión, como la telemedicina o las plataformas de análisis de datos, es lo que está impidiendo a todas esas clínicas que aún siguen ancladas en el pasado, el aprovechar, por ejemplo, las ventajas de la inteligencia artificial para mejorar diagnósticos o personalizar tratamientos.
Sin olvidar que la dificultad para realizar un seguimiento exhaustivo de la salud de los pacientes a largo plazo puede afectar la capacidad de ofrecer una atención proactiva y preventiva.
1. Espacio físico ocupado y desorganización
Las historias clínicas en papel ocupan un espacio considerable e innecesario en las instalaciones de las clínicas. Espacio que podría aprovecharse para ampliar la clínica, la sala de descanso, habilitar una nueva sala de espera. Opciones hay mil. Además, la verdad por delante, la organización de los archivos puede convertirse en un dolor, especialmente cuando se trata de clínicas con un alto volumen de pacientes que además, no disponen de un sistema adecuado de archivo, lo que convierte encontrar la información de un paciente en una tarea tediosa y propensa a errores.
¿Y si hay un incendio? O una inundación. La información se perdería de manera irreversible. Y visto que nadie lo dice, lo diremos nosotros, la gestión manual de archivos en papel dificulta la implementación de políticas de conservación y destrucción segura de documentos, lo que está muy bien si quieres que aumente el riesgo de incumplimiento normativo y vengan con él las sanciones.
Por no hablar de:
- Dificultad para realizar copias de seguridad.
- Limitaciones en la accesibilidad.
- Mayor riesgo de deterioro.
- Dificultad para compartir información con los pacientes.
- Mayor impacto ambiental.
- Dificultad para cumplir con la normativa de accesibilidad.
2. Dificultad para encontrar información rápidamente
¿Alguna vez te ha pasado que no puedes encontrar el expediente de un paciente a tiempo? Normal. La búsqueda manual en un archivo físico puede ser extremadamente lenta, lo que, evidentemente, retrasa el proceso de atención médica. Esto, a su vez, puede afectar negativamente la calidad del servicio y la satisfacción del paciente. Porque a nadie le gusta esperar y más aún si estás enfermo. Y ojo con esto, porque en situaciones de urgencia, la demora en localizar información crítica puede tener consecuencias graves para la salud de los implicados.
¿Y cuándo no es urgente? Pues lo mismo. Por culpa de la falta de digitalización se limita la posibilidad de realizar búsquedas avanzadas, véase la localización de pacientes con determinadas patologías o tratamientos. Otra traba más en la labor de investigación y gestión sanitaria.
3. Riesgos legales por mal almacenamiento o extravío
Vayamos directos al grano. Los organismos reguladores, como la Agencia Española de Protección de Datos, ya han impuesto sanciones a centros sanitarios por la pérdida o acceso no autorizado a historias clínicas en papel. ¿Quieres ser el siguiente?
Por otro lado, la gestión electrónica facilita la trazabilidad de los accesos y modificaciones en los historiales, algo ideal para poder detectar y prevenir posibles usos indebidos de la información.
4. Imposibilidad de acceder de forma remota
Las cosas como son, un sistema de historias clínicas en papel estaba bien hace décadas, pero a día de hoy, no permite que los médicos o profesionales de la salud accedan a la información de forma remota. Más si cabe cuando no puedes acudir a tu clínica, bien porque tienes una emergencia, bien porque te encuentras fuera de tu ciudad por poner un par de casos. En cambio, la digitalización permite el acceso remoto a los registros médicos, estés dónde estés.
Y aún hay más. La imposibilidad de acceso remoto limita el teletrabajo y la telemedicina, dos tendencias en auge tras la pandemia del COVID-19. Telefónica, sin ir más lejos, colabora con hospitales en proyectos de salud digital, y ya han demostrado cómo la digitalización facilita la atención a distancia y la consulta entre especialistas ubicados en diferentes partes del mundo.
Beneficios clave de digitalizar las historias clínicas
La digitalización de las historias clínicas no solo resuelve los problemas mencionados anteriormente, sino que también ofrece una serie de beneficios adicionales. Veamos cuáles son.
1. Acceso rápido y seguro a la información del paciente
Creemos que nadie se va a sorprender cuando os decimos que al digitalizar las historias clínicas, el acceso a los registros médicos se vuelve mucho más rápido. Es obvio, ¿verdad? ¿Entonces por qué hay clínicas que todavía no lo hacen? Que no les dan la oportunidad a los profesionales de la salud de consultar los historiales de los pacientes desde cualquier dispositivo conectado a Internet. Eso ahorra tiempo, reduce errores y mejora la atención al paciente. Y sí, también mejora nuestra Sanidad.
Además, hay que tener en cuenta que al hacer uso de la digitalización, la seguridad se refuerza. ¿Cómo? Gracias a sistemas de autenticación y cifrado, que son los que se encargan de garantizar que solo el personal autorizado acceda a la información.
Y no podemos dejar fuera de la foto a que con ella, la integración con dispositivos médicos y sistemas de monitorización en tiempo real es posible. De este modo, facilitamos la actualización automática de la información clínica y reducimos los errores de transcripción. Que ya sabemos todos cómo escriben los médicos.
2. Mejora en la coordinación entre profesionales
Con las historias clínicas digitalizadas, los profesionales de la salud pueden acceder rápidamente a la información relevante sobre un paciente, sin importar en qué parte del mundo se encuentren. A la OMS, esto le encanta, puesto que facilita la colaboración entre médicos, especialistas y otros profesionales de la salud, lo que conlleva la continuidad del cuidado del paciente.
¿A quién no le han duplicado una prueba? O peor, se ha plantado en el centro y le dicen que le han derivado mal y ahora toca esperar. Otra vez. Pues gracias a la interoperabilidad entre sistemas, hospitales y clínicas comparten información de forma segura, para poder poner fin a estos problemas. Y por eso desde 2009 existe la receta electrónica y el intercambio de información clínica entre comunidades autónomas.
3. Reducción de errores administrativos
A todos nos ha pasado alguna vez. Se nos pierden (o perdemos los) papeles o, al teclear datos en el ordenador, cometemos errores que pueden tener consecuencias graves. Y en el sector salud, ocurre lo mismo. Salvo que con la digitalización de historias clínicas, esos fallos se minimizan al máximo.
Vithas, por poner otro ejemplo de clínica que ha dado un paso hacia el futuro, han visto cómo se reducían sus incidencias administrativas desde que se pasaron a la digitalización, al igual que también se facilitaba el trabajo en las auditorías y controles de calidad.
4. Cumplimiento con el RGPD
Cuando hablamos de historias clínicas, el RGPD no hay que tomárselo como una recomendación. Es ley, y viene acompañado de la LOPDGDD y la Ley de Autonomía del Paciente. En otras palabras, los centros sanitarios y los profesionales de la salud son responsables directos de custodiar, proteger y tratar los datos personales y clínicos de los pacientes según estas normativas. Esto implica, por ejemplo, que todo acceso a la historia clínica debe estar justificado, registrado y ser realizado únicamente por personal autorizado, quedando constancia de cada consulta o modificación.
Y por esa misma razón, la digitalización facilita enormemente el cumplimiento de estas obligaciones. ¿Cómo? Permitiendo implementar medidas como:
- El control de accesos.
- La trazabilidad de operaciones.
- La gestión de consentimientos informados de forma segura.
- La notificación ágil de posibles brechas de seguridad.
¿Qué exige en concreto el RGPD? Que el consentimiento del paciente para el tratamiento de sus datos sea explícito y recogido por escrito, y que se informe detalladamente sobre el uso de su información, los responsables del tratamiento y los derechos que puede ejercer en cualquier momento. ¿Entendemos ahora la importancia de digitalizar los consentimientos?
No cumplir con el RGPD puede acarrear sanciones económicas de hasta 20 millones de euros o el 4% de la facturación anual, así como daños reputacionales y pérdida de confianza por parte de los pacientes. Y sí, lo de los 20 millones es real, hemos tenido que comprobarlo con varias fuentes, porque incluso a nosotros nos parecía una cantidad a tener en cuenta.
5. Escalabilidad y sostenibilidad a largo plazo
Sinceramente, no somos capaces de imaginar cómo es gestionar el crecimiento de una clínica sin un sistema digital. Necesitamos sacar al caos de la ecuación. Que es exactamente lo que la digitalización consigue. Hace que el sistema de gestión clínica crezca al ritmo de la demanda, sin que el volumen de pacientes o la complejidad de los servicios suponga un problema. Ya no hay que preocuparse por el espacio físico ni por reorganizar archivos cada vez que se amplía la plantilla o se abren nuevas consultas. Todo se almacena de forma ordenada y segura, listo para ser consultado o compartido en cualquier momento.
Es un gran paso para avanzar hacia la integración de nuevas funcionalidades a medida que surjan necesidades, véase módulos de telemedicina hasta herramientas de análisis predictivo o gestión avanzada de citas.
La sostenibilidad ambiental tampoco se queda atrás. Reducir el consumo de papel, tinta y almacenamiento físico disminuye costes sí, pero es que también contribuye a los objetivos de responsabilidad social corporativa y a la imagen ecológica de la clínica.
Sí, la digitalización es genial, ¿pero qué te va a ofrecer a ti?
- Te da la oportunidad de realizar la apertura de nuevas sedes o la fusión con otras clínicas sin complicaciones logísticas.
- Facilita la migración y actualización de datos ante cambios tecnológicos.
- Reduce la dependencia de recursos físicos y materiales, lo que optimiza el espacio disponible.
- Mejora la capacidad de respuesta ante picos de demanda o situaciones de emergencia.
- Refuerza la imagen innovadora y sostenible de la clínica ante pacientes y colaboradores.
- Favorece la implantación de políticas de “papel cero” y la certificación en sistemas de gestión ambiental.
¿Y bien? ¿Merece o no merece la pena?
¿Cómo funciona el proceso de digitalización en clínicas?
El proceso de digitalización de las historias clínicas no es tan complicado como parece, pero requiere un enfoque estratégico y la integración de herramientas adecuadas.
A) Digitalización de archivos existentes
El primer paso es transformar el caos del papel en orden digital. Este proceso, aunque pueda parecer abrumador al principio, es indispensable para que toda la información esté accesible en formato electrónico. Imagina tener todos los historiales al alcance de un clic, sin montañas de carpetas ni archivadores polvorientos.
¿Lo más habitual? Utilizar escáneres de alta resolución y sistemas de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para facilitar la búsqueda y recuperación de información dentro de los documentos digitalizados.
Y ojo con hacerlo de aquella manera, que la digitalización debe realizarse siguiendo estándares de calidad y seguridad, como los definidos por el Sistema Nacional de Salud, para asegurar la integridad y autenticidad de los documentos digitalizados. Por eso, es importante contar con un socio tecnológico de confianza. Y como bien sabes, en Camerfirma, te ofrecemos soluciones integrales para la digitalización certificada de documentos, que cumplen con la normativa vigente y garantizan la integridad y autenticidad de cada archivo.
B) Indexación y categorización de los documentos
Una vez que los archivos están digitalizados, es importante indexarlos y categorizarlos adecuadamente. ¿Para qué? Para asegurarnos de que los registros sean fáciles de buscar y consultar cuando sea necesario.
¿Cómo podemos hacer la categorización? ¿Debe seguir algún tipo de orden?
La categorización puede realizarse por:
- Tipo de documento.
- Fecha.
- Especialidad médica.
- Patología principal.
- Tipo de tratamiento.
- Aseguradora o plan de salud.
- Médico responsable.
- Nivel de riesgo.
- Datos demográficos.
- Tipo de consentimiento informado.
- Alertas o notas importantes.
- Idioma.
- O cualquier otro criterio relevante para la gestión clínica.
Como ves, hay multitud de opciones. ¿Por qué no ponerlo fácil?
De esta manera, podrás hacer búsquedas avanzadas, generar informes personalizados, optimizar la gestión de la información, sin olvidar que con la indexación, si lo deseas, la integración con otros sistemas de información, como laboratorios o farmacias es mucho más fácil, algo que te ofrecerá una visión global y actualizada del historial médico del paciente.
C) Implementación de firma digital para nuevos registros y consentimientos
Que la firma digital moderniza los procesos es algo que, a mayo de 2025 la gente ya debería tener asimilado. Pero pensar que eso es lo único que ofrece, es quedarse en la superficie. También añade una capa de seguridad y eficiencia que transforma la gestión documental en el ámbito sanitario. Al integrar la firma digital en los registros y consentimientos, además de cumplir con las normativas, se garantiza en todo momento la autenticidad e integridad de cada documento.
Más allá del cumplimiento legal, la firma digital ofrece una serie de beneficios operativos que impactan directamente en la productividad de la clínica.
- Acceso controlado a la información al definir roles y permisos para garantizar que solo el personal autorizado pueda acceder a los documentos firmados digitalmente.
- Integración con sistemas de gestión documental (GED), facilitando la organización, el almacenamiento y la recuperación de documentos firmados digitalmente.
- Añade una marca de tiempo verificable a los documentos firmados digitalmente, para garantizar su validez jurídica a largo plazo.
- Registra cada acción realizada sobre los documentos firmados digitalmente, para poder rastrear quién accedió a la información, cuándo y qué cambios se realizaron, en el que caso de una auditoría.
- Permite a varios usuarios firmar un mismo documento de forma secuencial o simultánea (firma centralizada), lo que optimiza los procesos digitales de aprobación y autorización.
- Firma biométrica (se puede capturar la firma manuscrita del usuario junto con datos biométricos, como la presión y la velocidad, para una mayor seguridad y autenticidad).
- Portales de firma para pacientes para que los pacientes puedan revisar y firmar documentos de forma electrónica, desde cualquier dispositivo y en cualquier momento.
- Integración con sistemas de notificación, como puede ser nuestro servicio Confye, con el que enviar alertas y recordatorios a los usuarios cuando hay documentos pendientes de firma.
Asimismo, la firma digital facilita también la gestión de documentos sensibles, como los acuerdos de confidencialidad o los contratos de servicios, para que los profesionales sanitarios puedan firmar documentos digitalmente desde cualquier lugar y en cualquier momento, sin necesidad de imprimir, escanear o enviar por correo.
D) Formación del equipo
Lo mismo que el personal tiene que estar capacitado para cualquier tipo de lesión y/o enfermedad (o al menos para la gran mayoría), también debería estarlo para usar el nuevo sistema de gestión de historias clínicas digitales. Nadie mejor que ellos para saber que la formación asegura que los procesos se realicen de manera eficiente y sin errores.
Eso sí, la capacitación debe incluir aspectos:
- Técnicos.
- Normativos.
- De seguridad.
- Protocolos de actuación ante incidencias o dudas.
Sobra decir que la implicación del equipo en el proceso de digitalización es clave para el éxito del proyecto y para maximizar los beneficios de la transformación digital en la clínica.
E) Integración con el sistema de gestión clínica
Si has llegado hasta aquí, ya tendrás más que claro que la digitalización va más allá de la mera conversión de papel. Se trata de unificar la clínica en un sistema eficiente e interconectado, donde la información fluya sin barreras. Que la integración del sistema de gestión con herramientas de firma digital es un componente clave. Un componente que optimiza cada proceso y maximiza la eficiencia operativa.
Se automatizan tareas. Informes personalizados, facturación simplificada, gestión de citas eficiente… El personal se concentra en la atención y en el trato humano. Se facilita la comunicación entre departamentos. Se evitan errores y duplicidades. Se mejora la coordinación y el trabajo en equipo. Se optimizan los recursos.
Como ves, todo son mejoras.
Pero para ello, la colaboración con proveedores tecnológicos expertos en el sector es determinante.
- Se garantiza una integración segura.
- Se cumplen los estándares de calidad.
- Se protegen los datos del paciente.
- Se mantiene la confidencialidad.
En Camerfirma, más que proveedores, queremos ser tus aliados en la transformación digital. La razón es simple. Cada clínica es única. Por eso te ofrecemos un acompañamiento personalizado para analizar tus necesidades y diseñar una solución a medida. Desde la consultoría inicial hasta la implementación y el soporte continuo, nos gustaría guiarte en cada paso del camino, para que tengas una transición fluida y exitosa hacia un futuro más digital y eficiente.
La firma digital como parte del proceso
¿Por qué? Porque asegura la validez jurídica de todos los documentos firmados electrónicamente, algo fundamental en el ámbito de la salud.
Pero ¿por qué es tan necesario integrar la firma digital?
- Se optimiza la gestión de consentimientos informados.
- Se facilita el acceso seguro a la información desde cualquier dispositivo.
- Los profesionales mejoran su coordinación y colaboración.
- La atención es más eficiente, personalizada y de calidad.
- Se mejora la experiencia del paciente.
- Las firmas digitales son trazables y auditables.
- Se realizan controles y se detectan accesos no autorizados.
- Se garantiza la confidencialidad.
- Simplifica procesos, reduce costes y aumenta la confianza en la gestión.
- Se refuerza la seguridad en la información.
- Se cumple con la legislación vigente.
- Se mejoran procesos.
- Se optimiza la gestión de recursos.
- Se ofrece una atención de calidad y centrada en el paciente.
Si tu clínica aún no ha dado el salto a la digitalización, no te preocupes. Empezar puede parecer abrumador, especialmente cuando hablamos de cumplir con normativas como el RGPD o la Ley de Protección de Datos, y como decíamos antes, cada clínica tiene su propio ritmo y sus propias prioridades. Por eso, estamos aquí. Para ayudarte a dar ese paso con confianza. Para garantizar que tus procesos sean seguros, legales y transparentes. Para, juntos, transformar tu clínica en un espacio más moderno, eficiente y, sobre todo, legalmente sólido.
