Digitalización de empresas de recobro de deudas: Guía 2025

Por si alguien ha estado en coma los últimos meses, lo dejaremos por escrito. La morosidad empresarial ha incrementado. Sobre todo, si tenemos en cuenta sectores como la construcción, transporte y agroalimentario, especialmente afectados, donde los retrasos en los pagos superan con frecuencia los 60 días y limitan la liquidez de miles de compañías. Si echamos la vista atrás, y vemos datos de 2024, más del 26% de las empresas han sufrido impactos significativos, y el 76% ha aceptado plazos de cobro superiores a los deseados, lo que evidencia un deterioro en la capacidad de cobranza tradicional.

Sin olvidar, la entrada en vigor de la Ley Orgánica 1/2025, que exige agotar una fase extrajudicial mediante un Medio Adecuado de Solución de Controversias (MASC) antes de acudir a la vía judicial. Y esto es algo genial, pero introduce una complejidad operativa que obliga a las empresas de recuperación, abogados recuperación de deudas y empresas que compran deuda a replantear sus procesos para cumplir con las normativas sin perder eficiencia. ¿Quieres una solución a esto? O varias. Sean las que sean, las tenemos todas en Camerfirma.  

La importancia de una empresa de recobro de deudas

El sector de la recuperación de deudas se ha consolidado como un player fundamental en la economía española, representando casi un 1% del PIB en 2024, con una gestión de más de 130 millones de expedientes y un total gestionado superior a 464.000 millones de euros. 

Y es que son las empresas de recuperación de deudas las encargadas de facilitar acuerdos y recuperaciones sin recurrir al litigio en la mayoría de los casos, actuando como mediadoras entre acreedores y deudores. 

Por eso, tanto para abogados de recuperación de deuda, como para empresas en general, contar con una empresa de recobro apropiada es una buena opción a la hora de mitigar pérdidas y garantizar la seguridad jurídica. Pero, ¿cómo es una empresa de recobro adecuada? ¿Hay foto de ella? ¿En qué se diferencia de las demás?

No se trata solo de la capacidad para gestionar grandes volúmenes de expedientes o cumplir con la normativa vigente. La verdadera diferencia radica en su enfoque integral y tecnológico, que combina experiencia legal especializada con herramientas digitales avanzadas.

Una empresa de recobro puntera aplica análisis predictivo y Big Data para anticipar riesgos y diseñar estrategias personalizadas para cada cartera, maximizando la tasa de recuperación y minimizando el recurso a la vía judicial. Además, integra procesos de firma digital remota y vídeo identificación, para garantizar la trazabilidad y seguridad de cada actuación, cumpliendo escrupulosamente con regulaciones como la ya mencionada Ley MASC y el Reglamento eIDAS.

Esta conjunción de conocimiento legal, innovación tecnológica y adaptación constante a las normas y exigencias del mercado es el valor diferencial que desde Camerfirma aportamos a nuestros clientes, apoyándolos con certificados digitales cualificados que aseguran transacciones seguras y plenamente válidas. 

Principales retos de la recuperación de deudas

El sector de la recuperación de deudas está atravesando una revolución tecnológica que redefine por completo las formas tradicionales de gestión. Están viviendo su propia Revolución Industrial, vaya. En 2025, la adopción masiva de inteligencia artificial y automatización se posiciona como uno de los principales vectores de cambio. ¿Por qué? Porque permite la optimización de recursos como además también un enfoque más personalizado y efectivo hacia los deudores. Callbots, chatbots con IA avanzada y otras tantas herramientas, se encargan de facilitar una comunicación continua y multicanal, que incrementa las tasas de contacto y, por ende, la efectividad en las recuperaciones. 

Sin embargo, esta transformación tecnológica también trae nuevos frentes en los que presentar batalla. Hablamos de:

• La integración con sistemas heredados.
• El cumplimiento normativo.
• La gestión de riesgos de fraude. 

La necesidad de garantizar la validez legal de todas las interacciones mediante firmas digitales cualificadas y vídeo identificación remota genera una demanda creciente de soluciones certificadas que aseguren la trazabilidad y seguridad de cada operación, tal como las que ofrece Camerfirma. En este aspecto, balancear innovación, eficiencia y cumplimiento legal se convierte en la ecuación clave que marcará la diferencia competitiva entre las empresas de recobro.

1. Gestión de la comunicación efectiva con el deudor

Mantener una comunicación efectiva y respetuosa es imprescindible para evitar denuncias por acoso, un problema que ha generado regulaciones más estrictas. Y es que, en 2024 y lo que va de 2025, se ha registrado un crecimiento superior al 30% en demandas por acoso de recobro, impulsado por prácticas como llamadas reiteradas, mensajes fuera de horario y amenazas implícitas, que vulneran la normativa de protección al consumidor y el RGPD.

Además, lograr la contactabilidad con el deudor sigue siendo un reto digno de leyenda, como matar al Minotauro o conseguir superar las 12 pruebas del César, ya que solo se consigue en torno al 35% de los casos gestionados.

Veamos algunas de las prácticas que las empresas de recobro deben implementar para cumplir con las regulaciones actuales y mejorar la eficacia y legalidad de sus comunicaciones con los deudores.

• Respecto a la normativa y regulación vigente, que no es otra cosa que cumplir con leyes como la Orden TDF/149/2025 que regula las llamadas comerciales, evitando prácticas consideradas acoso.
• Uso de tecnologías para evitar llamadas invasivas, implementando sistemas que limiten o controlen la frecuencia y horario de las llamadas para prevenir molestias.
• Optimización de canales digitales y automáticos, automatización de alertas y recordatorios. Para esto, nuestra plataforma Confye es perfecta. Permite enviar comunicaciones digitales certificadas (burofax digital, SMS, emails y WhatsApp certificados) con valor legal, optimizando costos y tiempos. Así, evitas llamadas invasivas y facilitas el contacto con los deudores de manera segura y certificada. Ten por seguro que esta solución mejora la eficiencia y reduce los riesgos de denuncia por acoso.
• Formación en atención al cliente para evitar conflictos. Sobran las explicaciones. 
• Registro y trazabilidad de contactos. ¿Cómo? Pues con nuestra solución de Custodia Documental SafeLTA, que te ofrece una custodia documental segura y a largo plazo, que permite preservar la integridad y trazabilidad de todas las interacciones y documentos, algo que como sabes, es ideal para las auditorías. 
• Uso de certificados digitales para autenticidad como los que te ofrecemos en Camerfirma y que te permiten garantizar la validez legal y autenticidad de documentos y comunicaciones electrónicas. Además, esto te protege frente a fraudes y da plena validez jurídica a los procesos digitales, lo que asegura el cumplimiento de regulaciones. 
• Automatización de alertas y recordatorios gracias a avisos automáticos (que se pueden programar) para facilitar el pago, sin recurrir a llamadas repetitivas innecesarias.
• Priorización de recobro amistoso. Aunque apetezca justo lo contrario, hay que favorecer métodos de recuperación basados ​​en acuerdos y diálogo, menos agresivos y más efectivos a largo plazo.
• Integración con bases de datos oficiales de morosos. Es primordial el consultar registros oficiales para validar información y enfocar los esfuerzos de recobro en casos actualizados.

2. Adaptación tecnológica y seguridad jurídica

Todo poder conlleva una responsabilidad y el incorporar tecnologías como la firma digital, certificados digitales y vídeo identificación es algo totalmente indispensable ya que nos aporta muchas facilidades, pero claro está implica retos técnicos y de capacitación. Veamos algunos de ellos, tanto beneficios como posibles necesidades.

• Costes de inversión y mantenimiento. Sí, hay que adquirirlos pero, a diferencia de otros proveedores, con Camerfirma siempre tendrás esa asistencia y soporte técnico para ayudarte con cualquier tipo de gestión que puedas tener. 
• Integración con sistemas heredados. Muchas empresas de recobro ya cuentan con plataformas de gestión o ERPs. La gracia está en que las nuevas tecnologías (firmas digitales, custodia documental, video identificación) se conectan fácilmente vía API o módulos a estos sistemas, sin necesidad de rediseñar todo el proceso interno.
• Garantizar la validez legal y el cumplimiento normativo (eIDAS, DORA). Como bien sabes, cada proceso digital debe tener respaldo legal, para poder cumplir con las normativas europeas (eIDAS para la validez de las firmas, o DORA para la gestión de riesgos digitales y ciberseguridad en el sector financiero).
• Protección de datos sensibles y privacidad.
• Respaldo en certificaciones cualificadas. Significa emplear certificados digitales reconocidos oficialmente (cualificados), que aseguran la identidad del firmante y aportan seguridad jurídica máxima. Camerfirma, como Prestador Cualificado bajo eIDAS, ofrecemos este respaldo legal y técnico.
• Formación continua del personal. Aquí el verdadero y único problema es el miedo al cambio que podamos encontrar entre los empleados, aunque cuando vean las facilidades y tiempo que les ahorra, descuida que serán los primeros en usarlo. 
• Monitorización constante de cambios regulatorios.
• Evitar fraude y suplantación de identidad.
• Transparencia y auditoría en procesos digitales. Todos los procesos deben quedar registrados y ser fácilmente auditables, permitiendo reconstruir la trazabilidad de cada acción digital (quién escribió, cuándo, cómo, desde qué dispositivo, etc.). 

Cómo aumentar la productividad en tu empresa de recobro de deudas

Aclarar desde ya, que el aumentar la productividad no es cuestión de más personal, que también puede ser, sino de mejores herramientas y procesos. Implica apostar por herramientas tecnológicas que optimizan cada fase del proceso, desde la gestión documental hasta la comunicación con el deudor. Y sí, la digitalización se ha convertido en el mejor modo para acelerar la recuperación, reducir costos administrativos y ofrecer una experiencia más ágil, transparente y satisfactoria tanto para la empresa como para el cliente.

En España, programas públicos como el Kit Digital y otras iniciativas impulsadas por el Ministerio para la Transformación Digital y de la Función Pública, destinan ayudas millonarias para facilitar la adopción de software avanzado y mejorar la competitividad de las pymes en sectores como el recobro de deuda. Otra cosa es que la hayas solicitado. O lo hayas hecho y sabido gestionar los fondos. 

A) Automatización y software específico

El uso de software especializado permite automatizar tareas rutinarias, desde el envío de avisos hasta la gestión documental y seguimiento de expedientes, sí, pero su verdadero  potencial se manifiesta en la capacidad de mitigar cuellos de botella clásica, como la dependencia de tareas manuales y la dispersión de información. 

A día de hoy, existen plataformas especializadas  que integran funciones que agilizan desde el envío automático de avisos o recordatorios hasta la generación de informes detallados y la supervisión en tiempo real del estado de los expedientes (lo mismo ya lo haces con Chat GPT, Gemini o Perplexity). La interoperabilidad con sistemas de certificación digital, como los certificados cualificados que te ofrecemos en Camerfirma, garantiza además la validez legal, lo que aporta además seguridad jurídica a las comunicaciones y documentos.

La centralización y el acceso remoto permiten que los equipos trabajen con datos actualizados y seguros, adaptándose a esquemas híbridos o teletrabajo. Se reducen los errores humanos, se facilita la conciliación de pagos, se mejora el control del cumplimiento interno y sí, también se crea un ambiente donde el seguimiento personalizado e inmediato es posible, lo que como bien sabemos todos, incrementa la tasa de recuperaciones exitosas.

B) Capacitación y teletrabajo

Ay, el teletrabajo. Llegó con mucha fuerza durante el COVID, pero según pasa el tiempo, cada vez va perdiendo más fuelle. En España, decimos. Porque lo mismo que en países como Irlanda, Alemania o Países Bajos, se alcanza un 70%, en nuestro país, solo el 14,4% hace uso de esta modalidad de trabajo. Y luego está la formación en competencias digitales, porque si bien es cierto que las nuevas generaciones ya están más adaptadas, todavía hay mucha fuerza laboral que necesita ponerse al día de las nuevas tecnologías. 

¿Qué tienes que tener en cuenta? ¿Qué no se te puede escapar? Aquí te dejamos un listado de KPI que deberías marcarte como pautas a seguir. 

• Programas continuos de actualización tecnológica.
• Uso de herramientas colaborativas en la nube.
• Reducción de tiempos de desplazamiento.
• Mayor satisfacción del equipo.
• Mejor gestión del tiempo.
• Adaptabilidad ante picos de trabajo.
• Seguimiento individualizado de KPI. (No de estos, hablamos de los propios que os marquéis como empresa para poder alcanzar vuestros OKR). 
• Mayor retención del talento.
• Incremento de horas efectivas.

Pasos para digitalizar tu empresa de recobro de deudas

Desde ya, te decimos que la digitalización es un proceso estratégico que implica mucho más que simplemente implantar tecnología. Por eso, es imprescindible diseñar un plan estructurado que equilibre tecnología, personas y cultura organizacional para potenciar resultados y minimizar errores.

Este proceso debe basarse en una evaluación clara del estado actual de la empresa. Toca preguntar ¿cómo estamos? y dedicarle tiempo a seleccionar las herramientas que se adapten a vuestras necesidades específicas, sobre todo en materia de seguridad y legalidad, 

1. Diagnóstico y selección tecnológica

Como en el médico, el diagnóstico es impepinable. Es decir, hay que hacerlo, sí o sí. ¿Por qué? Porque nos ayudará a entender cómo funcionan actualmente los procesos y definir las prioridades de digitalización más adecuadas. Toca evaluar los procesos manuales y ver qué tareas consumen excesivo tiempo y recursos, como la gestión individual de expedientes o la comunicación directa con los deudores, por poner un ejemplo. Junto a esto, analizar el volumen y tipos de expedientes nos ayudará a dimensionar los recursos tecnológicos necesarios para soportar el trabajo diario, enfocando en todo momento, la automatización hacia las áreas con mayor impacto operativo y económico.

Del mismo modo, la asesoría legal es fundamental para asegurarse de que cualquier herramienta o plataforma implementada respete normativas como la Ley de Protección de Datos o las exigencias del sistema concursal. Por último, la selección de proveedores tecnológicos debe basarse en experiencia probada, escalabilidad y una evaluación detallada del costo-beneficio, garantizando que el sistema apoye el crecimiento futuro sin incurrir en gastos innecesarios, que es justo lo que te ofrecemos en Camerfirma.

Es fundamental analizar el estado actual y definir prioridades para implantar soluciones tecnológicas adecuadas.

• Evaluar procesos manuales.

Identifica tareas que todavía se hacen de forma manual, como llamadas individuales o envío de correos, para determinar cómo y dónde se puede integrar automatización y reducir errores.

• Analizar volumen y tipos de expedientes.

Examina cuántos casos gestionáis y qué variedades existen (por ejemplo, judiciales o extrajudiciales). Este paso ayuda a ver las necesidades reales en infraestructura y recursos.

• Priorizar áreas con mayor impacto.

Escoge, según el diagnóstico, los procesos donde la automatización y digitalización generarán más eficiencia (por ejemplo, el envío masivo de notificaciones).

• Asesoría legal para cumplimiento normativo.

Consulta expertos o incorpóreos a tu plantilla, para adaptar tus sistemas a la normativa vigente, como RGPD, directrices específicas del sector y nuevas reformas concursales que obligan a digitalizar ciertos procedimientos.

• Selección de proveedores tecnológicos probados.

Elige soluciones y proveedores que demuestren confiabilidad mediante casos de éxito, cumplimiento de estándares y soporte técnico permanente. Y fíjate que, casualmente nuestro slogan es “Piensa luego, confía ahora”. 

• Evaluar costo-beneficio y escalabilidad.

Calcula el retorno esperado (en ahorro de tiempo, reducción de errores y mejora en cobros) y asegúrate de que la solución pueda crecer conforme aumente el volumen de expedientes o usuarios. Spoiler: las nuestras lo consiguen. 

• Planificación de capacitación.

Prepara planes formativos tanto para operadores como gestores jurídicos en el uso de nuevos sistemas; la digitalización requiere que todos los empleados se adapten a las herramientas tecnológicas sin ningún tipo de excepción.

• Definición de indicadores de éxito.

Decidir con qué métricas vas a medir el avance (porcentajes de cobro, reducción de tiempos, número de expedientes gestionados digitalmente, satisfacción del cliente y cumplimiento normativo).

2. Implementación gradual y formación

Al igual que comer y rascar, aquí es cuestión de empezar. ¿Cómo hacerlo?

• Pilotos con grupos pequeños.

Realiza pruebas con equipos reducidos antes de implementar la tecnología en toda la empresa, así puedes identificar y corregir posibles fallos en un ámbito controlado.

• Retroalimentación constante.

Recoge opiniones y experiencias de los usuarios durante los pilotos para ajustar la solución y asegurar que se adapta de manera óptima al entorno real.

• Formación técnica y jurídica obligatoria.

Se entiende que estarán al día de las regulaciones, pero es esencial que el personal conozca tanto el uso de los sistemas como las implicaciones legales de la digitalización, garantizando uso seguro y conforme a la ley.

• Integración con sistemas existentes.

Asegúrate de que las nuevas plataformas se conecten correctamente con tu ERP, CRM o sistema de expedientes (como es el caso de las de Camerfirma) para evitar  duplicidades y conseguir así, información centralizada y accesible.

• Comunicación interna contínua. 

Mantén canales de información abiertos para explicar avances, resolver dudas y reforzar el proceso de cambio dentro de la empresa.

• Medición de resultados inmediatos.

Tras cada fase, para un momento y evalúa datos concretos sobre eficiencia, rapidez en el cobro, reducción de errores y satisfacción del usuario para decidir los próximos pasos. Recuerda, información es poder. 

• Ajustes iterativos basados ​​en datos.

Modifica procedimientos y sistemas de manera ágil según los resultados y estadísticas que recojas en cada etapa de implementación.

• Refuerzo de protocolos de seguridad.

Actualiza e implementa medidas que garanticen el control y protección de datos sensibles en todo momento.

• Documentación y procedimientos actualizados.

Redacta manuales y guías que reflejen los procesos digitalizados; estos ayudan a mantener el conocimiento y facilitan futuros cambios o incorporaciones de personal.

Beneficios de digitalizar empresa de recobro de deudas

La digitalización en el sector de recuperación de deudas trae consigo un amplio abanico de ventajas que impactan no solo en la operativa diaria, sino también en la rentabilidad y posición competitiva de las empresas. La transformación digital permite optimizar procesos complejos, generar datos que facilitan la toma de decisiones, y mejorar la percepción del cliente mediante una comunicación más transparente y adaptada, lo que a su vez ayuda a preservar las relaciones comerciales a largo plazo.

Además, gracias al uso creciente de la inteligencia artificial y el machine learning, las empresas pueden implementar modelos predictivos que segmentan y priorizan carteras de deuda en función del comportamiento de pago y las preferencias del deudor. Esta capacidad de análisis avanzado, unida a la automatización de tareas rutinarias, aumenta la eficacia y reduce considerablemente los tiempos de recuperación y los costos asociados.

1. Seguridad y cumplimiento normativo

• Reducción de fraudes y riesgos legales.
• Trazabilidad de operaciones.
• Adaptación a la ley DORA y RGPD.
• Confianza reforzada con clientes y socios.
• Integración con sistemas de video identificación.
• Certificación en auditorías internas y externas.
• Simplificación en procesos de firma y envío.
• Conservación legal de documentos electrónicos.
• Aceleración del ciclo de recuperación.

2. Incremento en la eficiencia y reducción de costes

• Menos tareas manuales y errores.
• Disminución de costes en papel y logística.
• Aceleración en la gestión de expedientes.
• Mejor acceso a informes y métricas.
• Optimización del uso de recursos humanos.
• Aumento del porcentaje de recobro exitoso.
• Mejora en la comunicación con deudores.
• Flexibilidad en el trabajo remoto.
• Escalabilidad para crecer sin aumentar costos.

Casos de éxito de digitalización de empresas de recobro de deudas

Diversas empresas en España han demostrado cómo la transformación digital puede transformar sus resultados y alcanzar cifras récord de recuperación. 

Es más, según el Informe Angeco (Asociación Nacional de Empresas de Gestión de Créditos) de 2024, el sector llevó a cabo una inversión superior al 7% en tecnología, focalizando principalmente en inteligencia artificial y análisis avanzado para optimizar la recuperación. La digitalización y uso de canales multicanales facilitaron recuperar 12.861 millones de euros el año pasado, con un 71,5% por vías amistosas, evidenciando la mejora en gestión y segmentación digitalizada de cartera

Grupo Kruk aumentó su recuperación en un 15% y alcanzó beneficios históricos en 2024 gracias a la digitalización y compra eficiente de carteras. Coface también incrementó sus ingresos por cobros en un 19,6%, apoyándose en inversiones tecnológicas.

Numerosas empresas americanas, como Freedom Debt Relief, DMB Financial, ya llevan meses aplicando IA para la segmentación predictiva y automatización completa del proceso, lo que les ha llevado a aumentos de tasa de recuperación cercanos al 20%, así como una reducción de costes operativos y tiempos de gestión de hasta en un 30%. 

Y sí, como ya hemos visto, la morosidad empresarial crece y lo seguirá haciendo sustancialmente en 2025 y 2026 debido a factores como la desaceleración económica, el aumento de costes y la falta de mecanismos sancionadores eficaces para el cumplimiento de los plazos legales de pago. Es un hecho. Pero la digitalización, la innovación tecnológica y el cumplimiento normativo riguroso son las medicinas necesarias para transformar esa enfermedad en una oportunidad de eficiencia, seguridad y recuperación efectiva.

¿Y sabes qué? Que en Camerfirma podemos ayudarte a conseguirlo.