Proceso de selección de personal

Proceso de selección de personal: Fases, técnicas y etapas

¿Qué es un proceso de selección de personal?

Es el conjunto de actividades diseñadas para identificar, evaluar y elegir a los candidatos más cualificados para cubrir una vacante en una organización. Este proceso incluye diversos pasos y procedimientos que permiten a las empresas seleccionar a la persona adecuada y optimizar la incorporación de nuevos empleados. ¿Quieres que sea aún mejor? Haz que el onboarding sea digital.

No olvidemos que el proceso de selección de personal es una herramienta estratégica para las empresas. Gracias a ella se puede: 

  • Garantizar que los nuevos empleados se alineen con los valores y la cultura de la organización.
  • Mejorar la eficiencia operativa.
  • Contribuye a un ambiente de trabajo más cohesionado y productivo.
  • Facilitar la adaptación de los nuevos empleados a través de la tecnología avanzada.
  • Asegurar una transición más fluida y efectiva con plataformas de onboarding digital.
  • Agilizar el proceso mediante firmas electrónicas, reduciendo tiempos y trámites administrativos.

Cómo se gestiona un proceso de selección de personal

Te lo decimos desde ya. Antes de empezar, ya te avisamos que va a implicar una planificación meticulosa y la utilización de herramientas tecnológicas avanzadas. Una gestión correcta empezará con la identificación de las necesidades de personal y se extiende hasta la incorporación y formación de los nuevos empleados. Una plataforma de onboarding, como nuestra solución TOP, es un método que facilita la adaptación de los nuevos miembros del equipo, permitiendo una transición más suave y rápida al entorno laboral.

Como ya hemos explicado brevemente, hará falta una comunicación clara y directa entre los diferentes departamentos involucrados. Mecanismos como los sistemas de seguimiento de candidatos (ATS) tienen la capacidad de mejorar significativamente la organización y el seguimiento de cada fase del proceso. Y si además, a todos esto le sumamos estrategias de reclutamiento digital, véase el uso de redes sociales (LinkedIn) o plataformas de empleo en línea, como Infojobs, Infoempleo o Laboris, estaremos ampliando el alcance y la diversidad de los candidatos potenciales, con lo que se incrementan las posibilidades de encontrar el talento ideal.

Cómo gestionar un proceso de selección de personal

Fases del proceso de selección de personal

Etapas, pasos, ciclos. Podemos llamarlo de muchas maneras, siempre y cuando  tengamos en cuenta que las fases den la oportunidad a las organizaciones de identificar, evaluar y seleccionar al candidato más adecuado para cada puesto. 

Cada fase del proceso está diseñada para evaluar diferentes aspectos de los candidatos, desde sus habilidades técnicas hasta su compatibilidad con la cultura de la empresa. ¿Qué conseguimos con esto? Que la selección final no se base solo en las capacidades inmediatas del candidato, sino también en su potencial a largo plazo dentro de la organización.

Además, y poniéndonos en el lugar del candidato, un proceso de selección bien estructurado contribuye a mejorar la experiencia del mismo, lo que será un factor decisivo a la hora de aceptar la oferta de empleo. 

Como consejo, te diremos que seas transparente y que la comunicación debe durar todo el proceso, tanto si ha sido elegido como si no. Un mail o una llamada, aunque sea para decir que no continúa en el proceso, son 2 minutos y el interesado/a, lo agradecerá ya que todos, en algún momento de nuestra vida, hemos entrado por primera vez en una empresa.

1. Definición de las necesidades del personal

La primera fase del proceso de selección de personal consiste en identificar las necesidades de la organización. Esto conlleva analizar:

  • Las vacantes disponibles. 
  • Las competencias requeridas.
  • Los objetivos que tiene en mente la empresa.

¿A dónde te va a llevar este análisis proactivo? Pues seguramente a estudios de mercado, evaluaciones internas y consultas con los team leaders para asegurar que las descripciones de los puestos se ajustan a lo que viene necesitando la empresa.

2. Elaboración del perfil del candidato

Bien. Ya sabemos las necesidades. Ahora pongámosle cara al candidato ideal. ¿Qué necesitamos que sepa? ¿Qué debe controlar? Esto incluye habilidades, experiencia, formación académica y competencias específicas necesarias para el puesto.

A tener en cuenta que no vale con solo definir las cualificaciones técnicas necesarias (ofimática, idiomas, etc), sino que también hay que hacer hincapié en la capacidad de trabajo en equipo, la adaptabilidad y la alineación con el cultural fit de la empresa, por citar unos pocos. 

3. Realizar la convocatoria

Ya sabes qué estamos buscando. Con el perfil definido, toca realizar la llamada a filas. Organizar una convocatoria para atraer a posibles candidatos. Evidentemente, nos referimos a la publicación de la oferta de empleo en diversas plataformas y/o el uso de redes profesionales para ampliar el alcance.

Deja bien claro lo que necesitas. Sé original. No copies y pegues la oferta de otro. Cada empresa es un mundo y aunque esté en el mismo sector que otra, no son ni serán nunca iguales. La redacción debe incluir información detallada sobre las responsabilidades del puesto y los beneficios ofrecidos. La razón es simple. Aumentar el interés de los posibles  candidatos.

4. Hacer una preselección

En esta etapa, se realiza una primera selección de candidatos basada en los currículos recibidos. Se identifican aquellos que cumplen con los requisitos básicos del perfil.

Puede (y debería) ser optimizada mediante el uso de software que automatiza la criba de currículums. Y debería serlo por varias razones: 

  • Ahorra tiempo.
  • Reduce el sesgo humano, al evaluar a todos los candidatos de manera objetiva. 
  • Establece criterios de evaluación claros y herramientas de evaluación estandarizadas que van a mejorar la calidad de los candidatos seleccionados para las siguientes fases.
Fases del proceso de selección de personal

5. Probar las habilidades de los candidatos

Los candidatos preseleccionados son sometidos a diversas pruebas para evaluar sus capacidades técnicas y competencias. ¿Cómo? Hay de todo. Desde exámenes escritos, pasando por pruebas prácticas y terminando en evaluaciones psicométricas.

Y a las pruebas tradicionales, se han sumado en los últimos años las simulaciones y ejercicios prácticos que reflejan situaciones reales del trabajo diario. No, no lo hacen para aprovecharse de tu trabajo, lo hacen para tener una visión más precisa de cómo aplicarás tus habilidades cuando toque. 

6. Entrevistar a los candidatos

Buscamos analizar aspectos como la motivación, la capacidad de adaptación y el encaje cultural con la empresa. Y esto, es mejor en un cara a cara. 

Para que las entrevistas sean efectivas, prepara preguntas que además de evaluar las habilidades técnicas, también ponga en evidencia las interpersonales y su punto de vista hacia la cultura de la empresa. 

Prueba a involucrar a diferentes miembros del equipo en el proceso de entrevista. En ocasiones ayuda a obtener perspectivas distintas y así, tomar una decisión más informada.

7. Valorar las opciones y tomar una decisión final

Con toda la información recopilada, se valoran las opciones disponibles y se toma una decisión final sobre el candidato más adecuado para el puesto.

Esta toma debe ser colaborativa y basada en criterios previamente definidos. Para ello, puedes hacer un sistema de evaluación que compare a los candidatos en función de diferentes parámetros, como habilidades técnicas, experiencia y cultural fit.

8. Contratar al mejor candidato

Una vez tomada la decisión, se procede a la contratación del candidato seleccionado. La contratación del candidato implica la negociación de los términos y condiciones del empleo, así como la formalización del contrato. Utilizar firmas electrónicas hará mucho más ágil este proceso, dando la capacidad, a ambas partes, de revisar y firmar los documentos de manera rápida y segura. Esta práctica reduce el tiempo de espera y minimiza los errores. Un claro ejemplo de mejora administrativa. Créenos. Sabemos lo que decimos, nos dedicamos a ello. 

9. Incorporar al puesto de trabajo

¿Cuenta con todas las herramientas? ¿Hemos puesto a su alcance todos los recursos necesarios con los que comenzar sus funciones? 

La incorporación efectiva de un nuevo empleado implica más que proporcionarle un lugar para trabajar. Es deber de la empresa que reciba una bienvenida adecuada, que incluya información sobre la cultura de la empresa, las expectativas del puesto y los recursos disponibles. Todos hemos tenido un primer día. Ofrezcamos lo que a nosotros nos gustaría encontrarnos. 

10. Proceso de onboarding y formación

Consta de tres partes: 

  • La formación inicial. 
  • La presentación de la cultura organizacional.
  • La asignación de un mentor, tutor o líder de equipo/departamento.

Sobra decir que un proceso de onboarding digital estructurado puede marcar la diferencia en la retención de empleados y decirle adiós a la rotación de personal. 

11. Realizar seguimiento de progresos

Su finalidad no es otra que la de identificar áreas de mejora y asegurar que se adapta adecuadamente al puesto y a la empresa.

Evaluaciones periódicas y establecer objetivos claros pueden ayudar a medir el rendimiento y proporcionar retroalimentación constructiva. Si a esto, le sumamos una comunicación abierta con el empleado, nos aseguramos de que se sientan apoyados y valorados en su nuevo rol.

Técnicas para agilizar el proceso de selección e incorporación de personal

Pruebas psicométricas

Sí, nos sirven para evaluar las habilidades técnicas, pero también van a arrojar luz acerca de la inteligencia emocional del futuro candidato. Su capacidad a la hora de resolver problemas y, sí, también ver cómo se adapta.

Criba Curricular con IA

La inteligencia artificial se utiliza cada vez más. Y RRHH no iba a ser menos. Gracias a la IA podemos filtrar grandes volúmenes de currículos de manera rápida y precisa, identificando a los candidatos que mejor se ajustan al perfil buscado.

  • También puede identificar patrones y habilidades específicas que podrían pasar desapercibidos en una revisión manual. 
  • Además, las herramientas de IA pueden integrarse con sistemas de seguimiento de candidatos (ATS) y ofrecer una experiencia más cohesiva y eficiente aún tanto para los reclutadores como para los candidatos.

Plataforma de Onboarding

Este tipo de plataformas autorizan a los nuevos empleados a acceder a todos los documentos y recursos necesarios antes de su primer día de trabajo: como la firma de contratos, la revisión de políticas de la empresa o bien la capacitación inicial.

Como por lo habitual disponen de módulos interactivos y tutoriales, los nuevos empleados se familiarizan antes con las herramientas y sistemas de la empresa, facilitando una integración más rápida y efectiva.

Una herramienta destacada en este ámbito es nuestra plataforma TOP (Total Onboarding Platform. Además de centralizar todos los aspectos del proceso de onboarding, también ofrece soluciones innovadoras como:

  • La autenticación digital.
  • La firma electrónica de documentos.
  • La gestión de identidades. 

Agilizas la incorporación, te aseguras el cumplimiento de normativas y la protección de datos sensibles y, por si fuera poco, mejoras la experiencia del empleado y optimizas los recursos de la empresa. ¿Merece o no merece la pena?

¿Quieres más opciones? También puedes hacer un seguimiento detallado del progreso de los empleados o disponer de herramientas de retroalimentación con las que los nuevos empleados puedan expresar sus opiniones sobre el proceso de incorporación, proporcionando datos valiosos para mejorar continuamente la experiencia de onboarding.

¿Otra ventaja más? Su capacidad para integrarse con otros sistemas de recursos humanos y gestión del talento. Así conseguimos que desde la etapa de selección hasta la incorporación, no se pierda ninguna información y que el nuevo empleado tenga una experiencia coherente y positiva desde el primer contacto con la empresa. Vamos, lo que todos buscamos, ¿no?

Firma de contratos de forma digital

La firma de contratos electrónicamente es una técnica que agiliza significativamente el proceso de contratación. Permite la firma de documentos de manera rápida y segura, reduciendo los tiempos y costes asociados a los trámites tradicionales.

  • Acelera el proceso de contratación y mejora la seguridad y la precisión en la gestión de documentos. Los contratos electrónicos son más fáciles de almacenar y recuperar, y su legalidad está garantizada por tecnologías de encriptación y autenticación.
  • Reduce la necesidad de reuniones presenciales, lo que es particularmente útil en un entorno de trabajo remoto o híbrido.

Formulario virtual

Nos referimos a otra técnica que contribuye a la eficiencia del proceso de selección. Estos formularios permiten recopilar información de los candidatos de manera organizada y accesible.

  • Pueden automatizar la recopilación y el procesamiento de datos, reduciendo significativamente el tiempo y el esfuerzo necesarios para manejar la información de los candidatos. Esto incluye detalles sobre la experiencia laboral, las habilidades y las referencias.
  • Al igual que otras técnicas, facilita el seguimiento y la evaluación continua de los candidatos, proporcionando una visión más completa y actualizada de cada aspirante.
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