Diferencias clave entre Verifactu y Facturación Electrónica: Guía para Empresas

¿Qué fue antes? ¿El huevo o la gallina? ¿Verifactu o la facturación electrónica? Y a todo esto, ¿son lo mismo? Y si no lo son, ¿por qué seguimos dudando? Si queremos que las empresas cumplan con la legalidad, optimicen sus procesos y garanticen la seguridad de sus transacciones, entender sus diferencias puede ser un buen punto de partida.

Desde sus inicios en la era digital, la factura electrónica surgió como una respuesta a la necesidad de sustituir el papel por procesos más ágiles, seguros y transparentes. En España, su evolución normativa ha sido constante, con hitos como la Ley 56/2007 que validó su uso, y la obligatoriedad progresiva que ha marcado el camino hacia la digitalización fiscal. Sin embargo, con la reciente aparición de Verifactu, un sistema que exige un control aún más riguroso y automático en la emisión y registro de facturas, se abre un nuevo capítulo que obliga a las empresas a entender en profundidad ambos conceptos para aprovechar sus beneficios y cumplir con la legalidad vigente. ¿Nos acompañas a descubrirlo?

¿Qué es Verifactu y cuándo entra en vigor?

Es un sistema que automatiza el envío inmediato de registros de facturación a la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT), con el propósito de mejorar la trazabilidad, integridad y el control fiscal de las facturas emitidas. Y punto. No le busques más acepciones que no las hay. Y su principal objetivo es ayudarnos a prevenir el fraude fiscal. ¿Cómo? Mediante la integración obligatoria en programas de certificados de facturación, que permiten a la AEAT verificar la autenticidad de cada factura sin requerir una firma electrónica tradicional.

Y, aunque Verifactu se anunció inicialmente para entrar en vigor a mediados de 2025, a noviembre de 2025 su uso sigue siendo voluntario para muchas empresas mientras continúan adaptándose a la normativa ya la certificación de sus programas de facturación. Además, que ya sabemos que las cosas de palacio van despacio. Por esa razón, el período hasta el 29 de julio de 2025 estuvo destinado a que los fabricantes de software homologaran sus programas conforme a los requisitos técnicos del sistema.

El resto aún tenemos un poco más de tiempo para prepararnos. Aunque no mucho. Eso sí, el calendario de obligatoriedad para empresas se establece de forma escalonada:

• Desde el 1 de enero de 2026, para sociedades mercantiles y pymes sujetas al Impuesto sobre Sociedades.
• Desde el 1 de julio de 2026, para autónomos y otras entidades con actividad económica.

Tengamos en cuenta que toda factura emitida a partir de las fechas indicadas deberá cumplir los estándares técnicos, de seguridad e integridad que exige Verifactu, utilizando programas homologados que certifiquen el envío correcto y la trazabilidad ante la AEAT.

Este sistema va a suponer un cambio sustancial. Un salto al progreso. Y no solo por la forma en la que se avanza hacia una digitalización más segura y eficiente que facilite a la Agencia Tributaria la detección y prevención del fraude, sino también por el hecho de que va a mejorar la seguridad jurídica para todas las empresas.

¿Para qué sirve Verifactu?

Verifactu sirve para garantizar el registro fehaciente y automático de las facturas en la AEAT. Un modo de hacerles la vida más fácil a los supervisores tributarios, para que pueda reducirse más aún el riesgo de incumplimientos o fraude. Entre sus quehaceres se encontrará: 

• El envío automático de los datos básicos de la factura a la AEAT en el momento de su emisión.
• El control de integridad y validez del documento mediante certificados digitales y sellos electrónicos.
• La optimización de la gestión interna al automatizar la comunicación con la administración.

¿Lo conseguirá? En unos meses lo comprobaremos. 

¿Cómo va a cambiar la integración de Verifactu los próximos años?

El avance hacia una integración obligatoria de Verifactu representa una transformación que obliga a más de 7 millones de empresas y autónomos en España a digitalizar y certificar su emisión de facturas conforme a estándares técnicos y normativos muy estrictos. Poca broma. Más si cabe, si somos conscientes de que a partir de 2026, se deberán utilizar programas homologados que generen facturas con código QR y sellos electrónicos verificables, para garantizar la autenticidad e integridad ante la AEAT.

Pero no temamos lo desconocido, por favor, que este cambio va a ofrecer beneficios concretos para las empresas:

• Se automatiza la transmisión y validación de datos. 
• Se minimizan los trabajos manuales y costes administrativos asociados a la facturación.
• Se facilita el cumplimiento normativo con un menor riesgo de sanciones y multas, al cumplir con la Ley Antifraude en vigor.
• Se propicia una mejor gestión del flujo de caja y relaciones comerciales, ya que las facturas validadas antes tienen mayor aceptación y menor rechazo.
• Permite acceder a datos en tiempo real para auditorías, inspecciones y controles fiscales más eficientes, reduciendo incertidumbres.

Y claro está, el propósito para el que nació: mejorar la transparencia fiscal, con reducción de riesgos de fraude y errores contables.

Además, las cosas como son, la integración de Verifactu impulsa a las empresas a modernizar sus procesos internos. Impulsa la adopción de herramientas y software actualizados que optimizan su gestión fiscal y administrativa. Porque seamos sinceros, nunca está de más un pequeño empujón. Esa sacudida que te hace ponerte en marcha. 

Porque en un mercado con un crecimiento del 21,2% en facturación electrónica y una expansión del 14,9% en comercio digital, esta obligatoriedad convierte a Verifactu en un catalizador para la competitividad, cumplimiento y sostenibilidad fiscal de las empresas españolas.

¿Cuál es la diferencia entre facturación electrónica y Verifactu?

Para empezar, la primera implica la creación, emisión y almacenamiento de facturas en formato digital. Garantiza su validez legal mediante firma electrónica y formatos estructurados. Su finalidad es digitalizar procesos y reducir costos administrativos.

¿Y Verifactu? Verifactu es solo un programa. Un sistema de reporte electrónico. Uno que exige el envío automático e inmediato de registros a la AEAT para verificar la autenticidad e integridad. 

¿Entonces, por qué los confundimos? Porque aunque uno es un proceso o protocolo y el segundo es un sistema informático de facturación, ambos comparten objetivos de digitalización. Eso sí, Verifactu prioriza el control y verificación fiscal en tiempo real.

¿Por qué necesitas un Sello Electrónico para Verifactu?

Partiendo de la base de que es obligatorio, podríamos decir que el sello electrónico en Verifactu constituye un elemento fundamental de seguridad, que actúa como garantía de autenticidad e integridad en cada factura emitida. Al incorporar este sello, se asegura que el documento no ha sido modificado desde su creación, lo que ofrece confianza tanto a la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) como a las partes involucradas en la transacción comercial.

Este sello es un mecanismo criptográfico avanzado que, junto con el certificado digital, permite la validación automática y legalmente aceptada de las facturas en tiempo real. A diferencia de la firma electrónica tradicional, Verifactu no requiere que cada factura sea firmada individualmente [incluya aquí su grito de felicidad], ya que el sistema genera un registro inviolable que la AEAT puede verificar inmediatamente gracias a un código QR único incluido en cada factura. Este código QR posibilita que cualquier receptor pueda validar la autenticidad del documento mediante la sede electrónica de la AEAT.

Y, para rizar el rizo y porque aquí se ha pensado todo, el proceso incluye la generación de un fichero de registro seguro que se guarda como prueba ante posibles inspecciones o auditorías. En otras palabras, todas las operaciones relacionadas con la facturación quedan registradas y no pueden ser alteradas.

Cómo preparar a tu empresa para usar Verifactu

Para empezar es recomendable iniciar el proceso con una evaluación minuciosa de los sistemas actuales de gestión y facturación para identificar brechas y oportunidades de mejora. ¿Qué tenemos? ¿Qué usamos? Sobra decir que esta evaluación debe ir acompañada de un plan de actualización tecnológica que incluya la adquisición o adaptación de un software homologado por Verifactu que permita generar los registros y sellos electrónicos necesarios, así como una estrategia de capacitación clara para el equipo involucrado en la emisión y control de facturas. Porque aunque ellos mismos te ofrezcan una aplicación gratuita, mejor cúbrete las espaldas. Además, la colaboración con proveedores especializados y consultores es indispensable para facilitar una implementación fluida y eficiente.

Apunta también:

• Revisar y reforzar la seguridad en la gestión documental.
• Establecer controles internos para evitar errores en la facturación.
• Preparar los recursos técnicos para la automatización de los envíos y almacenamiento seguro de los registros digitales para futuras auditorías.

Requisitos previos para el uso de Verifactu

¿Tenemos ya un software de facturación certificado? Estupendo. Check. Ahora nos toca contar con un certificado digital válido asociado a la compañía y asegurarnos de que sus procesos internos integren el envío inmediato de datos a la AEAT. Y fíjate tú qué casualidad, que nosotros somos especialistas en ese servicio. 

No olvidemos que también tocará: 

• Actualización del ERP o programa de facturación con soporte Verifactu certificado.
• Formación del equipo en nuevas normativas y procesos digitales.
• Revisión y mejora de los protocolos de seguridad en la gestión de facturas.
• Auditorías previas para garantizar la integridad y trazabilidad documental.
• Evaluación de cargas y recursos IT para la automatización de envíos

Como ves, se vienen olas. 

Configuración del Sello Electrónico Verifactu

Este sello debe generar un hash criptográfico de cada factura y firmarlo digitalmente para su validación, integrándose en el proceso automático desde el software de facturación. La configuración implica asegurar la correcta vinculación del certificado digital y los parámetros regulatorios actuales.

Beneficios de utilizar sello electrónico y Verifactu

La combinación del sello electrónico con Verifactu ofrece beneficios claves como:

• Reducción del fraude gracias a la autenticidad garantizada
• Eficiencia en la gestión al automatizar verificaciones y reportes.
• Cumplimiento normativo simplificado y transparente
• Seguridad jurídica reforzada en transacciones B2B
• Mejora de la relación cliente-empresa al proporcionar facturas verificadas y confiables

¿Qué pasos seguir para asegurar que tu empresa está lista para Verifactu?

Hombre, pues si has llegado así, qué menos que ser sinceros y quitarnos la careta. Lo mejor es contar con nosotros. Aunque si además quieres un razonamiento, aquí lo tienes. 

Para asegurar la preparación, la empresa debe:

• Confirmar la certificación y compatibilidad del software de facturación.
• Obtener o renovar el certificado digital desde una autoridad certificadora confiable (¡ding! ¡ding! ¡ding! aquí estamos de nuevo).
• Implementar protocolos de prueba y simulación antes de la migración completa.
• Capacitar al personal administrativo y financiero. Que se pierdan los miedos. Además, que no hay otra, hay que aprender sí o sí. Es como el cambio a euros, al principio costaba y míranos ahora. 
• Mantener seguimiento activo de actualizaciones normativas y tecnológicas.

Sabemos que viene una época de cambio. De prueba y error. Que al principio no todo será de color de rosa. Pero, sea como sea, nos encantaría descubrirlo contigo.