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Digitalización para autónomos: renovarse o morir

Certificado autónomo
Certificados y Firma Digital

Digitalización para autónomos: renovarse o morir

Gran parte de las compañías ya han asumido la transformación digital como un cambio necesario para la evolución. Sin embargo, las PYMES y, especialmente, los autónomos encuentran más dificultades en llegar a esa adaptación.

Los trabajadores por cuenta propia son una gran parte de la población activa en España. En concreto, superan los 3.284.000 de trabajadores -personas físicas-. Entre ellos, más de 2.000.000 son personas físicas, que desempeñan sus tareas en un gran número de actividades profesionales, desde la construcción al comercio. Además, más de 37.000 trabajadores por cuenta propia pertenecen a distintos colegios profesionales; entre ellos encontramos médicos, abogados, arquitectos o farmacéuticos, entre otros.

La realidad empresarial y laboral de nuestro país muestra que los trabajadores por cuenta propia son los que más sufren normalmente cuando quiere adaptarse en general a las nuevas necesidades del mercado. Por ejemplo, si hablamos de comercio, no pueden competir con las grandes superficies o marketplaces que operan en Internet. De hecho, estos trabajadores se encuentran en un escenario en el que una de cada cuatro PYMES no tiene conexión a Internet en su local y hasta un 70% de los autónomos y dueños de PYMES supera los 45 años, es decir, no son nativos digitales. Además, en la nueva normalidad, aún marcada por restricciones de aforo y contacto físico, los autónomos han perdido su gran ventaja frente a las grandes empresas: la cercanía con el cliente.

Y no es que los autónomos no sean conscientes de la importancia de la digitalización, sino que la realidad es que su foco de atención está puesto en elementos económicos. Pero, realmente, pensándolo con una perspectiva global, la digitalización, más allá de los aspectos tecnológicos, es fundamentalmente un puntal relacionado con la salud financiera de la empresa, ya que aumenta la competitividad y, en consecuencia, los ingresos (a la vez que disminuye los gastos).

¿Cómo poner en marcha el proceso?

Es el momento de que los trabajadores autónomos apuesten por esta transformación. Poner en marcha un proceso de digitalización es fundamental para garantizar que el negocio sea eficiente: minimizar costes, manteniendo los mismos -o mejores- resultados o competitividad. Y, por ejemplo, en el caso de los profesionales colegiados, cobra una especial relevancia por las características de su puesto, en el que deben comunicarse a menudo con la Administración. Pero, ¿cómo empezar?

En este proceso, el primer paso es repensar el modelo de negocio en cuanto a la manera en que se procesa la información o se realizan tareas de gestión. En este punto, es clave el uso de tecnologías, con un objetivo claro: ser más práctico. Y este nuevo enfoque pasa por utilizar herramientas que permitan unificar todo lo vinculado a la gestión del negocio (finanzas, recursos humanos…), digitalización de documentos en papel, pero también agilizar trámites y evitar los desplazamientos, que consumen gran parte del tiempo de los autónomos (y que, seguro, preferirían dedicar a evolucionar su empresa).

Además, pueden aprovechar las opciones que las distintas administraciones ofrecen para ayudar a adaptar un negocio a las nuevas tecnologías.

Cuando se plantean agilizar los trámites, es clave el uso de herramientas de certificación y firma digital. El uso de un certificado que identifica al profesional, permite acceder a las aplicaciones de firma electrónica y gestionar todo tipo de trámites de forma online, tanto con las distintas Administraciones como con terceros (clientes, proveedores…) con plenas garantías legales. Además, garantizan la identidad del usuario y su situación como autónomo, la integridad y la confidencialidad de la información, así como el no repudio de las transacciones.

Para obtener un certificado digital, la identidad del solicitante ha de ser validada por una entidad de certificación, un paso que requiere presencia física. Pero, una vez obtenido, los autónomos ahorrarán un tiempo precioso en desplazamientos y colas.

Con él, los autónomos podrán, entre otros, realizar trámites con la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT), como presentar y consultar declaraciones, pagar impuestos y consultar expedientes; con la Seguridad Social, como darse de alta o de baja en RETA, entre muchos otros trámites; y con la sede electrónica de la Comisión Nacional de los Mercados y la Competencia (CNMC), para realizar gestiones como solicitar arbitraje o gestionar notificaciones digitales por comparecencia.

La digitalización en el marco de la COVID-19

La crisis de la COVID-19 ha tenido muchos impactos en la sociedad. Pero, dejando de lado el aspecto sanitario, un concepto que definiría la actual situación económica es social es la incertidumbre. Nadie sabe cuándo retomaremos un nivel y modo de actividad similar a la que teníamos tan solo hace unos meses. Y, de hecho, es muy probable que muchas actitudes y modos de hacer las cosas nunca vuelvan a ser iguales. Podemos decir que numerosos cambios han llegado para quedase.

Esta nueva situación, creada prácticamente de un día para otro, ha encontrado a muchos autónomos y pymes sin haber abordado la digitalización. De haber sido diferente, muchos de ellos podrían haberse visto en una situación más competitiva para hacer frente a la nueva situación. Por ello, la digitalización ha pasado de ser una opción, una situación deseable, a una necesidad. De no hacerlo, se perderá competitividad, eficiencia y, por tanto, pérdida de ventaja frente a la competencia.

Una vez que se hayan introducido y superado la digitalización, podrán ser mucho más competitivos, aumentar su productividad y la capacidad de generar empleo, en definitiva, hacer crecer su negocio.

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