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Sello electrónico y firma digital: Diferencias, beneficios y cómo obtenerlo

¿Qué es el sello electrónico o sello digital?

El certificado de sello electrónico es el sello estampado de toda la vida y sirve para identificar una empresa o entidad sin la necesidad de incluir datos personales, por lo que solo está disponible para personas jurídicas.

El sello electrónico (también conocido como sello digital) debe cumplir con las regulaciones del reglamento eIDAS y está diseñado para garantizar la integridad y autenticidad de los documentos vinculados al mismo.

Es la información del propio sello digital la que define esta autenticidad. Los fraudes en los sellos se logran evitar gracias al uso de un certificado digital cualificado asociado a la creación del sello electrónico. 

Mediante una clave privada única generada desde la creación del sello se logra que no haya equívocos: la entidad que creó en su día un sello electrónico no puede negar que lo asoció a un documento en concreto. 

En el momento en que este documento se modifica, el sello digital ya no es válido.

¿Necesitas comprar un certificado de sello electrónico?

Diferencia entre firma electrónica y sello electrónico

La firma electrónica es un conjunto de datos electrónicos que incluyen información personal y única -por lo que no hay posibilidad de repudio- sobre su firmante en el documento electrónico al que va asociada.

Principalmente la firma electrónica sirve principalmente para identificar al firmante de manera inequívoca y asegurar así la integridad del documento firmado. De este modo y a efectos legales, el documento electrónico tiene la misma validez legal que el original.

Por otro lado, el sello electrónico, aunque también sirve para identificar y asegurar la integridad de un documento, este ha sido diseñado para personas jurídicas. 

A diferencia de la firma electrónica, el sello digital permite a una empresa jurídica autenticarse y estampar firmas electrónicas sin la necesidad de añadir información personal de un representante. 

Muchas empresas desconocen esta diferencia y utilizan un certificado digital de apoderado o de representante legal para firmas y autenticaciones entre componentes informáticos que forman parte de procesos automatizados sin intervenciones humanas, como generaciones de recibos, facturas, etc. 

Tipos de sello digital

Desde Camerfirma ofrecemos diferentes formatos de certificado de sellos digitales en función de los usos.

P12. Puede instalarse en un gran número de ordenadores o máquinas y estos suelen estar asociados a personas que no van a hacer sellado masivo, aunque también sería posible importarlo a una aplicación que permita este tipo de servicio.

CSR. El usuario genera la clave privada en la máquina donde va a instalar el certificado de sello electrónico. Esta es intransferible y no puede reutilizarse, por lo que no puede instarlo en otra máquina. Suele usarse para procesos críticos y para departamentos técnicos.

HW. Va implementado en una tarjeta y mucho más enfocado enfocado al cliente que quiere darle la mayor validez jurídica a la firma, ya que hace firma cualificada.

Beneficios del sello electrónico para tu organización

  • Como ya hemos dicho anteriormente, uno de los beneficios principales es que no necesita la incorporación de datos personales de ningún representante, por lo que, su estampa tampoco depende de una persona en concreto. 
  • Garantiza la autenticidad e integridad de los documentos vinculados al sello digital estampado.
  • Reducción de costos y optimización del proceso comercial. Sellar los documentos de manera digital y automatizada agiliza los trámites 
  • Simplificación de uso.

Sellos de órgano: Los sellos Electrónicos para las Administraciones Públicas

Los sellos electrónicos están siempre enfocados hacia las empresas, tanto para poder aplicar el sello en documento de ámbito privado, así como de ámbito público, generando una relación oficial entre las empresas y las AAPP. 

Es decir, si una empresa de cualquier índole adquiere un sello digital a nombre de la organización o de un departamento específico, tendrá la capacidad de sellar documentos tanto en un ámbito privado como público.

No obstante, en Camerfirma ofrecemos sellos electrónicos para la actuación automatizada (SEPAA). Este tipo de sello digital es exclusivo para el uso de Administraciones Públicas, como pueden ser ayuntamientos, el SEPE, Seguridad Social, etc) y se conocen como sellos de órgano.

Este sello electrónico serviría como sustituto digital del sello estampado que las Administraciones Públicas utilizan, diferente al sello electrónico mencionado en epígrafes anteriores en este post. 

¿Por qué es diferente al sello electrónico para empresas?

Esta diferenciación se debe a la publicación de una normativa que obligó a las AAPP a que su sello electrónico llevase determinada información y unos campos únicos, por eso los campos del SEPAA, que solo se pueden usar en el ámbito público y, por lo tanto son distintos a los que se encuentran en los de sello electrónico de empresas. 

La documentación a presentar es también totalmente distinta, puesto que el solicitante debe acreditar la existencia de la Administración Pública en concreto y los poderes del autorizante. 

¿Necesitas comprar un sello de órgano?

Cómo obtener el sello digital para tu organización

Con Camerfirma puedes obtener un sello electrónico para tu empresa en el mismo día de la compra. Lo único que necesitas es entrar en nuestra página Certificado Sello Electrónico / Factura Electrónica y escoger el sello digital que más se ajuste a tus necesidades, por tiempo y formato.

Una vez escogido solo tienes que hacer click en el botón de comprar correspondiente y accederás a una página similar a la siguiente imagen.

Una vez rellenamos los datos correctamente solo tenemos que seguir las indicaciones de la pantalla. Al finalizar, recibiremos un email donde podremos descargarnos el sello electrónico de nuestra empresa o departamento.

Renovación y duración del sello digital para entidades

A diferencia del certificado digital de ciudadano o cualquier otro de persona física, el solicitante necesita volver a comprar el sello electrónico para poder renovarlo. 

Generalmente, los usuarios suelen adquirir el de 4 años de duración, puesto que a la larga, sale más económico. 

Por nuestra parte, nosotros avisamos cuando este está a punto de caducar.

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