Índice
Va, seamos sinceros. ¿Quién no ha sentido un pequeño escalofrío al pensar en la ingente cantidad de información personal que manejan las aseguradoras? Perdón, INGENTE, mejor dicho. O lo mismo nunca lo habías pensado. Pero, ¿y ahora que lo sabes, qué? ¿Qué piensas? Porque esto va desde datos médicos hasta detalles bancarios, pasando por historiales de vida y salud. Todo en juego en un tablero donde la privacidad es la reina y el RGPD, el reglamento que marca las reglas de la partida. Y como te desvíes, nos toparemos con el jaque mate. Avisados quedáis.
Pero, ¿qué significa realmente cumplir con el Reglamento General de Protección de Datos cuando hablamos de seguros? ¿Es solo una cuestión de papeleo y consentimientos, o hay mucho más detrás? ¿Qué no sabemos? Si alguna vez te has preguntado cómo afecta la normativa RGPD y la transformación digital en el sector seguros, qué riesgos existen si no se cumple o cómo convertir el cumplimiento en una ventaja competitiva, quédate con nosotros.
¿Qué es el reglamento RGPD?
¿Puede una aseguradora permitirse el lujo de ignorar la protección de los datos personales en la era digital? ¿Qué riesgos asume una organización que no adapta sus procesos a la normativa vigente? Estas preguntas son esenciales para entender la magnitud del RGPD y su impacto en el sector asegurador.
El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), aprobado el 27 de abril de 2016 como Reglamento (UE) 2016/679 y de aplicación obligatoria desde el 25 de mayo de 2018, constituye el marco legal europeo para la protección de datos personales de personas físicas en la Unión Europea. Esta normativa afecta a todas las organizaciones que tratan datos de ciudadanos europeos, incluidas las aseguradoras, independientemente de su ubicación geográfica.
El RGPD se fundamenta en principios esenciales como:
- La licitud, lealtad y transparencia en el tratamiento de los datos.
- La limitación de la finalidad y la minimización de los datos recabados.
- La exactitud y actualización de la información.
- La limitación del plazo de conservación.
- La integridad y confidencialidad.
- La responsabilidad proactiva de las organizaciones.
Para el sector asegurador, el RGPD exige la adopción de medidas técnicas y organizativas adecuadas para garantizar:
- La seguridad de los datos.
- La obtención de consentimientos explícitos.
- El registro detallado de las actividades de tratamiento.
- La capacidad de demostrar el cumplimiento ante la autoridad de control.
Y ojo con tomárselo a la ligera y abogar por la picaresca tan típica española, porque el incumplimiento puede conllevar sanciones administrativas de hasta 20 millones de euros o un % de la facturación global anual, la cifra que resulte mayor.
No lo veamos como obligaciones legales, veámoslo como que también ayuda a las aseguradoras a reforzar la confianza de sus clientes, lo que se puede convertir en un elemento clave para la competitividad y la reputación del sector.
Y si alguien piensa que los riesgos son solo teóricos, basta con mirar lo ocurrido en los últimos años en el sector asegurador español. En 2020, Mapfre sufrió un ciberataque de ransomware que puso en jaque la operativa global de la compañía y obligó a activar todos sus protocolos de seguridad, evidenciando la importancia de estar preparados ante amenazas reales. Un año después, SegurCaixa Adeslas fue sancionada por la Agencia Española de Protección de Datos tras un fallo en su portal web que permitió el acceso indebido a datos personales de clientes.
Señores, las brechas de seguridad no son ciencia ficción. Y sí, el RGPD no elimina el riesgo, pero sí que lo reduce y lo más importante, nos obliga a estar preparados y atentos.
¿Por qué el reglamento RGPD es crítico para las aseguradoras?
La respuesta es fácil. La gestión de datos personales es intrínseca a la actividad aseguradora. Las compañías del sector recaban, almacenan y procesan información altamente sensible, desde datos de salud hasta información financiera y patrimonial. El cumplimiento del reglamento RGPD es, por tanto, una cuestión estratégica que afecta tanto a la operativa diaria como a la reputación y sostenibilidad de la empresa.
Aunque nació como una obligación legal, se ha convertido en un elemento estratégico. Las cosas como son. La protección de datos es una de las principales preocupaciones de los consumidores, y son las compañías que demuestran un compromiso real con la privacidad y la seguridad de los datos las que, digamos, parten la pana.
Allianz, en su página de privacidad, expone de manera cristalina todas y cada una de sus políticas de protección de datos. Además, han implementado sistemas de cumplimiento y formación interna en RGPD en toda Europa, lo que se ha convertido la privacidad como parte de su propuesta de valor. Otro caso es el de AXA, que ha desarrollado un programa global de privacidad y seguridad, con informes públicos y recursos específicos para clientes sobre protección de datos. Y por si fuera poco, también participan activamente en foros internacionales sobre ética y privacidad digital. Y porque no hay dos sin tres, Zurich Insurance Group, publica anualmente informes de cumplimiento y privacidad. Y para el que no lo sepa, promueven continuamente un enfoque proactivo en la protección de datos, incluyendo la adopción de tecnologías de cifrado y la formación constante de sus empleados.
A) Sensibilidad de los datos procesados en el sector
Información médica, datos biométricos, antecedentes de siniestros y detalles financieros forman parte del día a día de las aseguradoras. Estos datos sensibles, como comprenderás, exigen un nivel máximo de protección y control, pues cualquier brecha puede derivar en consecuencias legales y reputacionales graves, como las que hemos comentado hace un momento.
Es por eso que:
- Los datos de salud requieren medidas de seguridad reforzadas.
- El acceso debe estar restringido a personal autorizado.
- Es fundamental el cifrado de la información tanto en tránsito como en reposo.
- Las auditorías periódicas ayudan a detectar vulnerabilidades.
- El uso de tecnologías de autenticación avanzada, como la firma digital cualificada, refuerza la protección.
B) Expectativas de los clientes en materia de privacidad
Que levante la mano aquella persona que se lee la protección de datos cuando va a contratar un servicio. ¿Nadie? Estaba claro. Si ya lo dijo la Comisión Europea en 2020. Solo el 13% de los europeos afirma leerla. Otra cosa es que sea luego eso cierto. Normal, porque según un estudio de la Universidad Carnegie Mellon, se estimó que, si una persona leyera todas las políticas de privacidad de los sitios web que visita en un año, invertiría alrededor de 76 días laborables solo en esa tarea.
En fin, no nos desviemos del tema, ¿qué significa realmente esa actitud proactiva que tanto valoran los clientes? Implica ir más allá del mero cumplimiento formal y anticiparse a sus necesidades y preocupaciones en materia de privacidad. Implica ofrecerles herramientas sencillas para gestionar sus consentimientos. Implica explicar de forma clara y transparente cómo se utilizan sus datos y, sobre todo, implica demostrar un compromiso real con la protección de su información.
No se trata simplemente de evitar sanciones o cumplir con la ley, que también, sino de construir una relación de confianza a largo plazo. Porque eso es lo que queremos, ¿no? Los clientes que se sienten protegidos y respetados son más leales, más propensos a compartir sus datos y más receptivos a nuevas ofertas y servicios. Y si esto no te convence, tiraremos del clásico “retener a un cliente satisfecho siempre sale mucho más barato que captar uno nuevo”.
A grandes rasgos, nos podemos quedar con:
- Solicitud clara de consentimientos informados.
- Acceso sencillo a la información sobre el tratamiento de sus datos (aunque como ya hemos visto la gran mayoría ni lo hace ni lo hará nunca).
- Canales ágiles para ejercer derechos ARCO.
- Comunicación transparente ante incidentes de seguridad.
- Compromiso visible con la protección de la privacidad.
C) Riesgo legal y económico de incumplimiento
Ya lo hemos comentado en varias ocasiones, pero preferimos pecar de pesados. El incumplimiento de la normativa RGPD puede acarrear sanciones económicas significativas, además de daños reputacionales difíciles de revertir. La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) y otras autoridades europeas ya han impuesto multas millonarias a entidades que no han protegido adecuadamente la información de sus clientes.
- Sanciones de hasta el 4% de la facturación global anual.
- Pérdida de confianza por parte de clientes y socios.
- Costes asociados a la gestión de brechas de seguridad.
- Impacto negativo en la imagen de marca.
- Posibles demandas colectivas por parte de los afectados.
Obligaciones clave del reglamento RGPD
El cumplimiento del reglamento RGPD para aseguradoras requiere la implementación de una serie de obligaciones específicas que abarcan desde la documentación de los tratamientos hasta la gestión proactiva de los riesgos.
Estas deben establecer políticas claras, definir roles y responsabilidades, y utilizar tecnologías que permitan el registro, la trazabilidad y la protección de los datos personales. El uso de certificados digitales cualificados y plataformas de gestión documental, como las que ofrecemos en Camerfirma, facilita el cumplimiento y aporta garantías adicionales en la gestión de la información.
No somos solo un proveedor tecnológico, somos un socio estratégico para miles de empresas, incluidas esas aseguradoras que querían simplificar la gestión de la privacidad y la documentación digital y que ya lo están haciendo. Nuestras soluciones permiten:
- Automatizar la emisión y custodia de consentimientos.
- Reducir los tiempos de respuesta ante solicitudes de derechos ARCO.
- Garantizar la integridad de los registros frente a auditorías internas o externas.
Además, al integrar nuestros sistemas de onboarding digital y firma electrónica, agilizamos el alta de clientes y la gestión de pólizas, minimizamos errores humanos y reforzamos la trazabilidad de cada operación. ¿Cómo te quedas? Así y de esta manera, desde Camerfirma ayudamos a transformar la obligación legal en una experiencia de cliente más ágil, segura y transparente.
1. Registro de actividades de tratamiento
El RGPD exige llevar un registro detallado de todas las actividades de tratamiento de datos personales. Este registro debe estar actualizado y disponible para las autoridades de control en caso de inspección.
¿Qué debe incluir?
- Identificación y datos de contacto del responsable y, en su caso, del corresponsable, representante y delegado de protección de datos (DPO).
- Identificación y datos de contacto de los encargados de tratamiento y, en su caso, de los responsables por cuenta de los que actúan.
- Descripción de las categorías de interesados a los que se refieren los datos (por ejemplo: clientes, empleados, proveedores).
- Descripción de las categorías de datos tratados (datos identificativos, datos de salud, datos financieros, etc.).
- Finalidad de cada tratamiento y base jurídica aplicable (consentimiento, obligación legal, interés legítimo, etc.).
- Categorías de destinatarios a quienes se comunican o pueden comunicarse los datos personales, incluidos destinatarios en terceros países u organizaciones internacionales.
- Transferencias internacionales de datos (identificación de los países u organizaciones internacionales de destino y las garantías adecuadas aplicadas).
- Plazos previstos para la supresión de las diferentes categorías de datos.
- Descripción general de las medidas técnicas y organizativas de seguridad implementadas.
2. Evaluaciones de impacto en nuevos productos
Antes de lanzar nuevos productos o servicios que impliquen el tratamiento de datos personales, las aseguradoras deben realizar una Evaluación de Impacto en la Protección de Datos (EIPD). Que consiste en:
- Identificación de riesgos para los derechos y libertades de los interesados.
- Análisis de medidas para mitigar dichos riesgos.
- Consulta a la autoridad de control en caso de riesgos elevados.
- Documentación de las decisiones adoptadas.
Y nos toca citar de nuevo a Allianz, que ya implementó EIPD en el desarrollo de productos de seguro de salud digital, garantizando la privacidad desde el diseño. De hecho, y citando textualmente de su memoria anual de privacidad de Allianz Partners (2021): “Antes del lanzamiento de cualquier nuevo producto o servicio digital, Allianz Partners lleva a cabo una evaluación de impacto de privacidad para identificar y mitigar riesgos para los derechos y libertades de los interesados, en cumplimiento del RGPD.”
3. Mecanismos de obtención de consentimiento explícito
El consentimiento debe ser informado, específico y otorgado mediante una acción afirmativa clara. Y para ello, a las aseguradoras no les queda otra que demostrar que han obtenido el consentimiento de manera válida.
¿Cómo? Pues hay bastantes opciones. En el caso de AXA, utilizan plataformas digitales para la gestión centralizada de consentimientos de clientes en toda Europa, garantizando la trazabilidad y la revocabilidad conforme al RGPD. Pero también se puede hacer a través de:
- Formularios electrónicos con registro de aceptación.
- Sistemas de gestión de consentimientos revocables en cualquier momento (lo de AXA, vamos).
- Información clara y accesible sobre el uso de los datos.
- Auditoría periódica de los mecanismos de obtención y revocación de consentimientos.
Ventajas de implementar soluciones tecnológicas para el cumplimiento del RGPD:
- Automatización de registros y documentación requerida.
- Reducción de errores humanos en la gestión de consentimientos.
- Mejora de la trazabilidad y auditoría de los procesos.
- Integración con sistemas de firma digital y autenticación avanzada.
- Mayor agilidad en la respuesta ante solicitudes de derechos ARCO.
- Facilita la adaptación a cambios normativos futuros.
Cómo aterrizar la normativa RGPD en tu aseguradora
Adaptar la normativa RGPD a la operativa diaria de una aseguradora requiere un punto de vista integral. Uno que combine procesos, tecnología y formación del personal. La colaboración con proveedores de confianza, como Camerfirma, ayuda a implementar soluciones que garanticen la seguridad y el cumplimiento de forma eficiente.
El mapeo de los flujos de datos, la definición de cláusulas de responsabilidad compartida y la gestión de los derechos de los interesados son pasos fundamentales para convertir la normativa en una ventaja competitiva.
1. Mapeo de flujos de datos internos y externos
El primer paso. El punto de partida imprescindible para garantizar un cumplimiento real del RGPD en cualquier aseguradora. Este proceso implica identificar y documentar de manera exhaustiva todos los flujos de datos personales, tanto dentro de la organización como hacia el exterior. Para ello, toca realizar un inventario detallado de todos los sistemas y aplicaciones que procesan datos, así como localizar posibles transferencias internacionales y la participación de subencargados.
Además, se debe analizar en profundidad los riesgos asociados a cada flujo de información y establecer medidas de protección adecuadas, como el cifrado y la autenticación avanzada, que aseguren la confidencialidad y la integridad de los datos en todo momento.
Un ejemplo claro de esta buena práctica lo encontramos en Zurich, que utiliza plataformas de gestión de datos para mapear y controlar los flujos de información entre sus filiales y socios externos.
2. Cláusulas de responsabilidad compartida
La colaboración con terceros (corredores, reaseguradoras, proveedores tecnológicos) exige definir claramente las responsabilidades en materia de protección de datos.
- Inclusión de cláusulas específicas en los contratos.
- Establecimiento de procedimientos de notificación de incidentes.
- Auditorías conjuntas de cumplimiento.
- Formación y sensibilización de los socios.
- Ejemplo: Las grandes aseguradoras internacionales incluyen anexos específicos de protección de datos en todos sus contratos de outsourcing.
3. Procesos de atención a derechos ARCO
Lo primero: ¿qué significa derechos ARCO? Acceso, rectificación, cancelación y oposición. Estos derechos permiten a cualquier persona solicitar información sobre los datos personales que una entidad posee sobre ella (acceso), corregir datos inexactos o incompletos (rectificación), solicitar la eliminación de datos cuando ya no sean necesarios o cuando se retire el consentimiento (cancelación), y oponerse a determinados tratamientos de sus datos personales (oposición).
Atender de forma ágil y transparente las solicitudes relacionadas con estos derechos, además de ser una obligación legal, es también una oportunidad para reforzar la confianza y la satisfacción del cliente. Por ello, algunas aseguradoras están apostando por canales digitales seguros que facilitan la recepción y tramitación de las solicitudes, así como por mecanismos de identificación robusta, como los certificados digitales cualificados. Aquí es donde entran en juego soluciones como nuestras que permiten:
- Verificar de manera segura la identidad del solicitante.
- Garantizar la integridad de las comunicaciones.
- Mantener un registro trazable de todas las actuaciones realizadas.
De este modo, se agiliza el cumplimiento normativo y se minimizan los riesgos de fraude o errores y le ofrecemos al cliente una experiencia digital más cómoda, segura y transparente. Y aquí Generali tiene mucho que decir, puesto que ya ha puesto en marcha portales seguros donde los clientes pueden gestionar sus derechos de manera autónoma y conforme a los más altos estándares de protección de datos. Y no, no es publicidad, es que lo hacen bien.
Tecnología y RGPD: Herramientas que ayudan a cumplir sin complicar
La tecnología es un aliado fundamental para garantizar el cumplimiento del RGPD en el sector asegurador. Eso lo tenemos todo claro, ¿verdad? Además, qué te vamos a decir nosotros, ¿no? Soluciones como nuestros certificados digitales cualificados, la plataforma de firma electrónica GoSign, el servicio de gestión documental segura SafeLTA y nuestras plataforma de gestión de consentimientos y comunicaciones certificadas Confye permiten automatizar procesos, reducir riesgos y demostrar el cumplimiento ante auditorías e inspecciones.
Confye, en concreto, es una plataforma segura que facilita el envío de comunicaciones certificadas, a través de múltiples canales como burofax digital, correo electrónico certificado, SMS o WhatsApp certificado, aportando validez legal y garantizando la integridad y trazabilidad de cada comunicación.
Estas herramientas hacen más sencilla y ágil la gestión centralizada y segura de grandes volúmenes de datos personales, te aseguran la trazabilidad, la custodia documental y el control de accesos en todo momento. ¿Qué más le podemos pedir?
Software de gestión del consentimiento
El uso de plataformas especializadas en la gestión de consentimientos (véase Confye) simplifica la obtención, registro y revocación de permisos por parte de los clientes.
¿Cómo?
- Centralización de todos los consentimientos en un único sistema.
- Integración con canales digitales y móviles.
- Generación automática de informes para auditorías.
- Reducción de errores y tiempos de respuesta ante solicitudes de los interesados.
Plataformas de seguridad de la información
La protección de los datos personales exige que implementemos medidas técnicas avanzadas como el cifrado, la autenticación multifactor y el monitoreo continuo. ¿Y sabes qué? Que no tendrás que ir muy lejos a buscarlas porque en Camerfirma te ofrecemos soluciones específicas para garantizar la confidencialidad e integridad de la información en el sector asegurador. Por ejemplo, nuestra autenticación biométrica por voz, CamerVoz, permite verificar la identidad de los usuarios de forma segura y sencilla, dificulta la suplantación y facilita el acceso a sistemas críticos sin necesidad de contraseñas tradicionales. ¿Todavía no lo has probado? Evita la suplantación de identidad en el sector seguros, hecha un vistazo a nuestro post.
Nuestros certificados digitales y sistemas de autenticación multifactor aseguran que solo el personal autorizado pueda acceder a información sensible, mientras que los certificados SSL/TLS protegen las comunicaciones en línea mediante un cifrado sólido. También contamos con Dizme, una solución de gestión de identidades basada en blockchain que permite controlar y certificar el acceso a sistemas y la autenticación de transacciones online.
Para facilitar la gestión y custodia segura de certificados digitales, Camercloud ofrece una plataforma en la nube que elimina la necesidad de tokens físicos, lo que os permite la emisión, almacenamiento y uso controlado de certificados digitales con doble factor de autenticación y auditoría en tiempo real. Así, integramos tecnologías que cumplen tanto con el RGPD, como que refuerzan la seguridad frente a amenazas y brechas, adaptándonos a las necesidades cambiantes del sector asegurador.
Automatización del cumplimiento documental
Gracias a soluciones como la firma digital cualificada para contratos y pólizas, el archivado seguro y trazable de documentos, y el control de versiones y acceso restringido, las compañías pueden optimizar sus procesos internos y reducir significativamente los costes y tiempos asociados a la gestión de documentación. Un caso destacado es el uso de la firma remota (que también ofrecemos en Camerfirma), que ha permitido a miles de empresas gestionar millones de documentos con validez legal y total seguridad, lo que evidentemente facilita el cumplimiento normativo y la excelencia operativa.
Entre las ventajas más relevantes de la tecnología aplicada al cumplimiento del RGPD destacan:
- La adaptación a nuevos requisitos normativos de forma ágil.
- Se facilita la auditoría y la demostración de cumplimiento.
- Se incrementa la eficiencia operativa y reduce costes.
- Mejoramos la experiencia del cliente y la percepción de seguridad.
- Se refuerza la protección frente a amenazas y brechas de seguridad.
¿Listo para convertir el cumplimiento del RGPD en una ventaja competitiva? Contacta con nosotros hoy mismo y te acompañaremos en cada paso del camino, desde la evaluación inicial hasta la implementación de soluciones personalizadas que se adaptan a las necesidades específicas de tu aseguradora.
