Comunicaciones laborales: Como notificar despidos, sanciones, bajas y excedencias

Cada año, decenas de miles de empresas españolas se enfrentan al dilema de cómo dar la mala noticia. Porque asumámoslo. No es fácil comunicar a un trabajador una decisión que va a afectar directamente a su puesto, su salario o su continuidad en la compañía, y menos aún sin que un simple error de forma acabe convirtiéndose en un problema legal. Porque seamos sinceros, salvo que seas George Clooney en “Up in the air” a nadie le gusta tener que dar ESE mensaje. Y por eso mismo, un WhatsApp mal enviado, un correo sin acuse de recibo o una carta entregada fuera de plazo pueden transformar una decisión perfectamente justificada en una condena económica.

El Estatuto de los Trabajadores no deja demasiado margen de interpretación en este terreno ya que requiere que ciertas comunicaciones se realicen por escrito, un concepto que, en plena era digital, sigue generando dudas sobre qué canales cumplen realmente ese requisito. En el artículo que tienes delante hemos repasado qué exige la ley, qué medios son válidos y cuáles no, y cómo gestionar todo el proceso sin exponer a la empresa a riesgos innecesarios.

Qué son las comunicaciones laborales y por qué son tan importantes

Las comunicaciones laborales son todos aquellos avisos, notificaciones o requerimientos que empresa y trabajador se dirigen mutuamente en el marco de la relación de trabajo y van desde una carta de despido hasta una solicitud de excedencia, pasando por sanciones disciplinarias o avisos de baja médica.

Su importancia no es simplemente organizativa. En derecho laboral, la forma en que se comunica una decisión puede pesar tanto como la decisión en sí. Y quien dice puede, dice lo hará. 

Y es que el artículo 55.1 del Estatuto de los Trabajadores (ET) es brutalmente claro al respecto, indicando que el despido debe:

• Ser notificado por escrito.
• Haciendo figurar los hechos que lo motivan.
• La fecha en que tendrá efectos. 

Juega a no cumplir estos requisitos. Tú juega. Porque si no se cumplen, los tribunales laborales declararán sistemáticamente improcedentes los despidos que incumplen esta exigencia, con independencia de que la causa de fondo fuera legítima.

Qué tipos de comunicaciones laborales tienen las empresas

A nadie le extrañará saber que no todas las comunicaciones laborales tienen el mismo peso legal ni el mismo nivel de exigencia formal. Por eso mismo, conviene distinguir entre su naturaleza y consecuencias.

A) Comunicaciones extintivas

Incluyen el despido disciplinario, el despido objetivo y la extinción por otras causas previstas en el ET. Son las que mayor rigor formal exigen, porque de ellas depende la continuidad del contrato.

B) Comunicaciones sancionadoras

Amonestaciones, suspensiones de empleo y sueldo, o cualquier medida disciplinaria que no llegue al despido. El artículo 58.2 del ET exige aquí los mismos requisitos de forma que para el despido.

C) Comunicaciones de ausencia

Bajas médicas, permisos y situaciones asimiladas, donde el deber de informar recae principalmente en el trabajador, aunque con matices normativos recientes.

D) Comunicaciones de derechos de conciliación

Solicitudes y respuestas relativas a excedencias, reducciones de jornada u otras medidas reguladas en el artículo 46 del ET.

Qué debe tener una comunicación laboral

Para que una comunicación laboral cumpla su función legal, no basta con que llegue a su destinatario, debe contener determinados elementos y poder demostrarse que efectivamente se entregó.

Contenido mínimo:

• Identificación clara de las partes.
• Hechos o motivos que la justifican.
• Fecha en la que surtirá efectos.
• Firma o identificación fehaciente del emisor.

Elementos probatorios:

• Constancia de la fecha de envío.
• Prueba de la recepción (o, al menos, de que se agotaron los medios razonables para lograrla).
• Integridad del contenido, es decir, que lo recibido coincida exactamente con lo enviado.

Sin estos elementos, una empresa puede tener razón en el fondo y perder igualmente el litigio por no poder acreditar la forma.

La importancia de utilizar un medio legal y válido para comunicaciones laborales

Para empezar, ¿sabemos cuánto cuesta un despido declarado improcedente por defectos de forma? La indemnización asciende a 33 días de salario por año trabajado, con un máximo de 24 mensualidades. Pongamos que tenemos un salario de 27.000€ brutos anuales, cada año de antigüedad cuesta a la empresa (recordemos que esto es en el caso de despido improcedente, no es que le cueste dinero a la empresa porque sí) unos 2.441€, euro arriba, euro abajo, por lo que un despido mal comunicado a un empleado con 8 años en la compañía puede suponer casi 19.530 € solo por no haber usado el canal adecuado.

Y según la Estadística de Despidos y su Coste del Ministerio de Trabajo y Economía Social, la indemnización media por despido en España alcanzó los 8.033,5 € en 2025, un 7,9% más que el año anterior, el primer repunte desde la entrada en vigor de la reforma laboral de 2021. Hay que tener en cuenta que el coste se dispara además con la edad, ya que los trabajadores mayores de 45 años, que representaron el 42% de los despidos en 2024, recibieron una indemnización media de 14.657 € (hombres) y 12.453 € (mujeres), lo que confirma que a mayor antigüedad, mayor es el riesgo económico de un simple error de forma.

¿Qué medio utilizar para cada comunicación laboral?

Como hemos visto no solamente hay que tener cuidado con el qué y cómo decimos sino también en qué formato. Porque ya ha quedado más que claro que no todos los canales ofrecen el mismo nivel de seguridad jurídica. 

1. Burofax certificado

Es el medio tradicionalmente más reconocido por los tribunales para comunicaciones laborales críticas como el despido. Su versión digital, el burofax electrónico, mantiene la misma validez legal con mayor rapidez que el envío postal certificado.

• Ofrece tres garantías acumulables: acuse de recibo, certificación de contenido y custodia notarial del documento durante al menos 5 años.
• La entrega en territorio nacional se produce en 24-48 horas, y en envíos internacionales, entre 7 y 20 días.
• Si el destinatario no está localizable, tras dos intentos fallidos el envío permanece 15 días en la oficina de Correos antes de devolverse al remitente.
• Es posible ampliar la custodia del envío de 60 a 120 meses por si en el futuro es necesario solicitar una nueva certificación de contenido.

2. Entrega electrónica certificada

Plataformas de notificaciones electrónicas certificadas, como las que ofrecen los prestadores cualificados de servicios de confianza (QTSP) garantizan la identidad del emisor y del receptor, la integridad del contenido y la fecha exacta de envío y recepción, generando un certificado de transacción con validez probatoria ante los tribunales.

• Cumplen la norma técnica europea ETSI EN 319 522-1, específica para servicios de entrega electrónica certificada.
• El certificado de transacción generado no tiene caducidad, a diferencia de otros justificantes con plazos de conservación limitados.
• Permiten comprobar en tiempo real si la notificación ha sido entregada, abierta o rechazada por el destinatario.
• Pueden combinarse con firma electrónica cualificada del emisor para reforzar la identificación de quien envía la comunicación.
• Reducen el tiempo de entrega a minutos, frente a las 24-48 horas de un burofax postal.
• Están disponibles a través de prestadores cualificados reconocidos a nivel europeo, con validez transfronteriza automática.

3. Correo electrónico ordinario

Si has estado pendiente de nuestras últimas entradas de blog, sabrás que un email sin certificar puede demostrar que se envió un mensaje, pero no necesariamente que el trabajador lo recibió ni que aceptó ese canal como válido para notificaciones. De hecho, la jurisprudencia reciente ha declarado improcedentes despidos comunicados por correo electrónico certificado cuando no constaba que el trabajador hubiera aceptado previamente ese medio para recibir notificaciones de ese tipo.

¿No nos crees? Busca “Caso Bon Preu (TSJ de Cataluña, sentencia 2096/2024, de 10 de abril de 2024)” o “Caso Just Eat / Takeaway Express (TSJ de Asturias, sentencia 294/2026, de 24 de febrero de 2026)”.

En el primero, una reponedora con contrato indefinido desde 2001 fue despedida por ineptitud sobrevenida. La empresa comunicó el despido mediante correo electrónico certificado a través de una plataforma certificadora. El tribunal revocó la sentencia de instancia (que había considerado el despido procedente) porque la empresa no logró acreditar que la trabajadora hubiera aceptado previamente esa dirección de email como canal válido para recibir comunicaciones, ni que hubiera sido informada de que todas las notificaciones se harían por esa vía. ¿Resultado? Despido improcedente, con una indemnización de 39.786€.

En el segundo, un repartidor con contrato indefinido en Oviedo, con un salario bruto anual de poco más de 6.000€, fue despedido disciplinariamente por faltas reiteradas mediante un correo electrónico a una dirección que no figuraba en su contrato de trabajo (que solo recogía una dirección postal). El trabajador negó haberlo recibido y la empresa no pudo demostrar lo contrario.

Además, no olvidemos que: 

• No incorpora de serie un sello de tiempo cualificado que certifique de forma indiscutible la fecha exacta de envío y recepción.
• No acredita la integridad del contenido por lo que nada impide alegar que el mensaje fue alterado tras su envío.

4. Plataformas internas de recursos humanos

Útiles para la gestión del día a día (como pueden ser las solicitudes de vacaciones, partes de horas), pero insuficientes por sí solas para comunicaciones extintivas o sancionadoras si no incorporan mecanismos de certificación reconocidos legalmente.

• Requieren que el trabajador tenga acceso habitual y consentido a la plataforma/intranet para que se le pueda dar por notificado.
• No generan, por defecto, un certificado de transacción admisible como prueba fehaciente ante un tribunal.
• Su validez para comunicaciones críticas depende de que integren un prestador cualificado de servicios de confianza (QTSP).
• Pueden combinarse con canales certificados externos, reservando estos últimos exclusivamente para despidos, sanciones y otras comunicaciones de mayor riesgo legal

Son legales las comunicaciones laborales por whatsapp

Junto con la de qué fue antes, el huevo o la gallina, esta es probablemente la pregunta más realizada en la historia. En la historia de los departamentos de RRHH, decimos,  especialmente desde la generalización del teletrabajo y la mensajería instantánea como canal habitual de contacto entre empresa y empleado.

La respuesta, en el caso de las comunicaciones más sensibles, es clara: NO. Según el Estatuto de los Trabajadores y la jurisprudencia de los tribunales españoles, incluido el Tribunal Supremo, no se puede despedir válidamente ni por correo electrónico ordinario ni por WhatsApp o Telegram, ya que la norma exige una comunicación por escrito con garantías que estas aplicaciones, en su uso estándar, no ofrecen. Esto no significa que WhatsApp esté prohibido como canal de trabajo (de hecho, es habitual para avisos de bajas o gestiones menores), sino que no cumple, por sí solo, los requisitos de forma y prueba que exige la ley para las comunicaciones laborales más delicadas.

Como puedo hacer legal una comunicación laboral por whatsapp

La buena noticia es que existen soluciones que permiten seguir utilizando WhatsApp como canal, pero dotándolo de la validez legal que le falta de serie. ¿Cómo? Con magia digital. 

Las plataformas de comunicaciones certificadas actúan como intermediarias, enviando el mensaje a través de WhatsApp, mientras a la vez generan en paralelo un certificado de transacción que acredita:

• Quién lo envió.
• A quién.
• Cuándo.
• Con qué contenido exacto.
• Si fue recibido o abierto.

Este certificado incorpora dos elementos indispensables: 

• Un sello de tiempo que fija, de forma objetiva e inalterable, el momento exacto del envío y la recepción.
• La firma de un prestador de servicios de confianza autorizado (como somos Camerfirma), que actúa como un notario digital independiente. 

Juntos, convierten un simple mensaje de WhatsApp en una prueba admisible ante un tribunal, con el mismo peso legal que un burofax tradicional, pero con la inmediatez y comodidad de una aplicación que trabajador y empresa ya usan a diario. Nada mal, ¿verdad?

Errores frecuentes en las comunicaciones laborales

La mayoría de los conflictos legales derivados de comunicaciones laborales no nacen de una mala decisión de fondo, sino de fallos evitables en la forma de comunicarla. Estos son los más habituales, y todos comparten un mismo denominador, que no es otro que el de dar por válido un canal que no lo era para ese tipo concreto de comunicación.

A) Errores en despidos y sanciones

• Comunicar el despido verbalmente o por una vía no certificada, lo que lo convierte directamente en improcedente.
• No especificar con claridad los hechos que lo motivan.
• Dejar la fecha de efectos indeterminada o sujeta a la voluntad unilateral de la empresa, motivo por el que el Tribunal Supremo ha declarado nulas sanciones disciplinarias por falta muy grave.
• Utilizar un correo electrónico o canal digital sin haber acordado previamente con el trabajador que ese sea su medio válido de notificación.
• Omitir el trámite de audiencia previa exigido en determinados despidos objetivos.
• No poner a disposición del trabajador la indemnización correspondiente en un despido objetivo (20 días de salario por año trabajado) de forma simultánea a la entrega de la carta, tal como exige el artículo 53.1 del ET. 

B) Errores en bajas médicas

• Sancionar a un trabajador por no avisar de una baja médica cuando el convenio colectivo aplicable no recoge expresamente esa obligación como falta. 
• Asumir que, como el trabajador ya no debe entregar el parte médico en papel a la empresa, tampoco tiene que avisar de su ausencia. Desde la reforma del Real Decreto 1060/2022, el sistema sanitario notifica los partes al INSS y este remite la información a la empresa, pero el trabajador conserva el deber de avisar personalmente a su empleador, derivado del principio de buena fe contractual recogido en el artículo 5.1.a del ET.
• No dejar constancia escrita del aviso de ausencia, lo que dificulta después demostrar que se cumplió con ese deber.

C) Errores en excedencias

• No solicitar la excedencia por escrito ni respetar el plazo de antelación exigido.
• No formalizar el preaviso de reincorporación, lo que puede acarrear la pérdida del derecho de reingreso en la empresa.

Estrategias para gestionar correctamente las comunicaciones laborales

No nos pongamos nerviosos que no sirve de nada. Además evitar estos errores no requiere una reestructuración completa del departamento de RRHH, es más bien protocolizar qué canal se usa para cada tipo de comunicación y dotar a la empresa de las herramientas adecuadas para acreditarlo. Sin más. 

1. Definir un protocolo interno por tipo de comunicación

Establecer, por escrito, qué canal se usa para cada supuesto (despido, sanción, aviso de baja, solicitud de excedencia) evita decisiones improvisadas en el momento de mayor tensión.

• Incluir una cláusula específica en el contrato de trabajo, o en un anexo firmado por el empleado, que designe expresamente el canal y la dirección válidos para notificaciones (una carencia que fue determinante en la declaración de improcedencia del caso Bon Preu que hemos visto anteriormente).
• Diferenciar niveles de protocolo. Por un lado las comunicaciones ordinarias (avisos, recordatorios) frente a comunicaciones extintivas o sancionadoras, que exigen el nivel de certificación más alto.
• Revisar el protocolo cada vez que cambie el convenio colectivo aplicable, ya que estos pueden fijar plazos o formas de aviso específicas propias del sector.

2. Usar certificados digitales para identificar a quien firma

El paso imprescindible. ¿Por qué? Porque lo mismo que importa cómo se envía la comunicación, es igual de necesario saber quién la firma en nombre de la empresa. ¿Lo bueno? Que en Camerfirma, como autoridad de certificación de las Cámaras de Comercio españolas que somos, te ofrecemos distintos certificados según el nivel de representación necesario:

Decirte que todos estos certificados están amparados por el Reglamento eIDAS (UE) 910/2014, que da validez legal a la firma electrónica en toda la Unión Europea, y por la Ley 6/2020, que regula en España los servicios electrónicos de confianza. Eso sí, cada certificado tiene un alcance distinto, por ejemplo, el de Apoderado, permite firmar contratos y comunicaciones, pero no es válido para actuar ante Administraciones Públicas en nombre de la entidad

Existe también el Certificado de Sello Electrónico, pensado para firmar facturas y documentos corporativos sin vincular datos personales de ningún representante, con una validez de entre 1 y 4 años

3. Recurrir a plataformas de comunicaciones certificadas

Soluciones como las que integran burofax digital, correo electrónico certificado, SMS certificado y WhatsApp certificado en un único punto de envío permiten elegir, caso por caso, el canal más adecuado sin renunciar a la validez legal, generando siempre un certificado de transacción con sello de tiempo cualificado.

• No solo sirven para enviar comunicaciones también centralizan la recepción de notificaciones procedentes de organismos públicos, lo que evita consultar decenas de sedes electrónicas por separado.
• Algunas plataformas integran conexión directa con más de 11.000 organismos públicos, algo especialmente útil para empresas con trámites frecuentes ante la Seguridad Social, Hacienda o los juzgados de lo social.
• Permiten seleccionar, para cada envío, el canal concreto sin necesidad de contratar y gestionar varios proveedores distintos.
• Resultan especialmente recomendables para las empresas obligadas por la Ley 39/2015 a relacionarse electrónicamente con las Administraciones Públicas, ya que ayudan a evitar sanciones por no atender avisos dentro de plazo.

4. Formar al equipo de RRHH

Quien redacta y envía una carta de despido o sanción debe conocer los requisitos mínimos de forma; un simple checklist reduce drásticamente el riesgo de errores evitables.

• Es importante entender la diferencia entre enviar y notificar una comunicación, porque jurídicamente no es lo mismo, ya que notificar exige poder demostrar que el destinatario tuvo conocimiento real del contenido.
• Utilizar casos reales resueltos por los tribunales (como el de Bon Preu o el del repartidor de Just Eat) para interiorizar qué errores concretos han motivado declaraciones de improcedencia.
• Actualizar la formación cuando cambie la normativa aplicable. Es más, el propio Ministerio de Trabajo publicó en marzo de 2026 el borrador de reforma de la Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales, que prevé nuevas obligaciones de comunicación en los procesos de reincorporación tras bajas superiores a seis meses.
• Establecer un canal interno de consulta rápida con el departamento jurídico o el proveedor del servicio de certificación para resolver dudas antes de enviar una comunicación especialmente delicada. Esto lo mismo los de legal y jurídico acaban hasta el moño, pero funciona muy bien.
• Revisar periódicamente las plantillas de cartas de despido y sanción para asegurar que siguen incluyendo los hechos concretos y la fecha de efectos exigidos por los artículos 55.1 y 58.2 del ET.
• Documentar internamente cada comunicación enviada (fecha, canal, destinatario y resultado), de forma que la empresa disponga de un histórico propio además del certificado del proveedor.

Ventajas de una buena gestión de comunicaciones laborales

Sí, evitar sanciones está muy bien, pero no lo hagamos solo por eso, por favor. Pensemos que una gestión ordenada de las comunicaciones laborales aporta beneficios tangibles al día a día de cualquier organización:

• Seguridad jurídica al quedar cada comunicación respaldada por una prueba admisible ante un tribunal, con validez legal plena.
• Inmediatez, puesto que las comunicaciones electrónicas certificadas se entregan en cuestión de minutos, frente a los días que puede tardar un envío postal.
• Trazabilidad. Y es que la empresa puede consultar en todo momento el estado de cada comunicación (enviada, entregada, abierta) desde un único panel.
• Menor carga administrativa debido a que los portales de notificaciones electrónicas centralizan avisos que antes exigían consultar manualmente decenas de sedes electrónicas distintas.
• Reducción del riesgo reputacional ya que gestionar bien un despido o una sanción, aunque sea una decisión difícil, transmite profesionalidad y respeto hacia el trabajador. O más bien, gestionarlo mal te da muy MALA reputación. Y eso Glassdoor lo sabe. 

Comunicar o no comunicar, esa no es la cuestión. La cuestión es saber elegir para cada tipo de comunicación, el medio que combine mejor agilidad y seguridad jurídica.

¿Y sabes qué? Que en esto (y otras muchas cosas) podemos ayudarte.