SERVICIOS Y SOLUCIONES: MEETING BOOK

Gestiona reuniones de forma
sencilla, eficaz y segura

Gestiona tus reuniones de una manera más sencilla, eficaz y segura

La gestión de reuniones y en particular de reuniones del equipo directivo, pueden ser muy exigentes y estresantes para los asistentes de cualquier empresa.

La gestión tradicional de las reuniones requiere de la creación y manejo de un gran número de documentos impresos que causan una gran cantidad de problemas:

distribuyendo gran cantidad de fotocopias de documentos, que a menudo deben ser revisados y actualizados en el último instante, incrementando el riesgo de proporcionar una información obsoleta a algunos participantes;
documentos confidenciales que puedan ser dejados en el sitio erróneo y puedan revelar información importante a personas no autorizadas y causar una violación de los datos;
muchos documentos son entregados a los asistentes ejecutivos, para imprimir, distribuir, encuadernar y chequear , con el riesgo de que se cometan errores.

Meeting Book garantiza el más alto nivel de seguridad y gobernanza y distribución de contenido para tus reuniones más confidenciales.

Con Meeting Book, todos los materiales necesarios de cara a la reunión se preparan en formato digital y pueden leerse por todos los participantes en una tablet.

Los documentos se muestran como si de un libro se tratase, que contiene distintos ficheros. Cada documento individual puede ser distribuido a todos los participantes o solo a un limitado número de ellos, dependiendo de la naturaleza del documento y la función de cada uno de los participantes.

Meeting Book se ha diseñado para ser la herramienta perfecta para gestionar documentos compartidos entre todos los miembros de la junta y los altos directivos. Garantiza la confidencialidad de los contenidos sensibles y los derechos de visibilidad adecuados para cada participante.

Carga documentos y establece reglas de distribución y permisos de acceso a contenido confidencial.

Invita y comparte contenido con los participantes de la reunión que reciben una notificación en su tablet.

Meeting Book permite a los participantes gestionar la reunión digitalmente como orador, lector, seguidor o moderador.

Decide qué participantes podrán guardar contenido compartido de forma segura.

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CASOS DE USO

Una solución, diferentes aplicaciones

Reunión de la junta
Las actividades de secretaría se simplifican con la posibilidad de manejar los contenidos digitalmente y reemplazarlos en diferentes momentos. Los participantes pueden prepararse para la reunión consultando el contenido de una vista previa, incluso de manera off line.
Training
La documentación del curso se puede estructurar y definir digitalmente. Los participantes del curso pueden acceder al contenido antes de la clase y usarlo para prepararse, haciendo anotaciones electrónicas. Los contenidos pueden permanecer accesibles incluso después de que hayan finalizado las sesiones de formación.
Compartir información de la empresa
Las regulaciones de la empresa, los procedimientos de calidad, las presentaciones técnicas y cualquier tipo de información estructurada se puede distribuir y poner a disposición para su consulta de acuerdo con reglas de acceso específicas.
Ventas
La documentación de marketing se puede configurar y actualizar continuamente. A las fuerzas de ventas se les puede proporcionar presentaciones, folletos, ofertas e información comercial que siempre están al día y disponibles en sus tablets en todo momento.