Sistema de gestión documental

Sistema de gestión documental: Qué es y cómo aplicarlo en tu empresa

En Camerfirma no seguimos la corriente, la definimos. En el mundo de la gestión y custodia documental, esto significa transformar literalmente cómo las empresas manejan su información. Más allá de ordenar archivos o firmar documentos digitalmente, hablamos de revolucionar procesos para incrementar la eficiencia, garantizar la seguridad y potenciar la colaboración.

¿Qué es un sistema de gestión documental?

La gestión documental en las empresas o document management, es el conjunto de procesos y asiscciones de una empresa para generar, almacenar y recuperar cualquier tipo de documentación. Al digitalizar y organizar documentos, un SGD simplifica el acceso a la información, automatiza los procesos y asegura que cada dato relevante esté a salvo y sea accesible solo para quienes deben verlo. 

Hay que entender que adaptarse al entorno digital ya no es una opción como podría ser 10 años atrás, sino una necesidad imperante. Por eso, ofrecemos soluciones que no solo responden a las necesidades actuales de las empresas sino que las preparan para liderar en el futuro.

¿Cómo funcionan los sistemas de gestión documental?

Los sistemas de gestión documental (SGD) funcionan como el cerebro digital de tu empresa, estructurando y automatizando la gestión de la información. Desde la captura hasta el archivo, un SGD procesa y organiza documentos de manera que se puedan recuperar con facilidad, permitiendo que cada pieza de información sea utilizada al máximo de su potencial. Y es que, la eficacia, reside en los detalles:

  1. Captura y digitalización. Se convierten todos los documentos físicos en formatos digitales, accesibles desde cualquier lugar.
  2. Organización automatizada. A través de etiquetas inteligentes y categorías, se clasifica la información para que encontrar cualquier documento sea instantáneo.
  3. Seguridad y control de acceso. Se protegen los datos sensibles con protocolos de seguridad avanzados, garantizando que solo personal autorizado tenga acceso a información crítica.
  4. Integración y compatibilidad. Los sistemas se integran sin problemas con otras plataformas empresariales, permitiendo una sinergia perfecta entre diferentes departamentos y herramientas.

En Camerfirma, no solo equipamos a las empresas con las herramientas para sobrevivir en el presente digital, las preparamos para prosperar en el futuro. Por esa misma razón, cada vez más organizaciones optan por hacer uso de nuestro sistema de gestión documental SafeLTA.

Beneficios de un sistema de gestión documental

La implementación de un sistema de gestión documental, como el que te ofrecemos en Camerfirma, proporciona una serie de beneficios fundamentales para las empresas en la era digital. La centralización y digitalización de documentos permite un acceso rápido y sencillo a la información desde cualquier ubicación y dispositivo, mejorando la eficiencia operativa y fomentando la colaboración entre equipos. La seguridad y control de acceso mejorados garantizan la protección de la información sensible, cumpliendo con las regulaciones de privacidad y generando confianza tanto internamente como entre los clientes y socios comerciales.

1. Control de acceso

La implementación de controles sólidos garantiza que la información crítica se mantenga exclusiva para quienes realmente la necesitan, apoyando estrategias de cumplimiento y privacidad de datos. Estas medidas son personalizables según los roles de los usuarios, con la finalidad de que cada miembro del equipo tenga el nivel adecuado de acceso según sus responsabilidades.

Otras de sus ventajas son:  

  • Seguimiento y registro de actividades de usuarios para seguridad.
  • Restricción de acceso a información sensible para protección.
  • Configuración de niveles de acceso basados en necesidades.
  • Protección contra intentos no autorizados de acceso.
  • Verificación de identidad para autorización de acceso.

2. Acceso centralizado y sencillo

Todos los documentos importantes están disponibles en un solo lugar, accesibles desde cualquier dispositivo y en cualquier momento, lo que simplifica los procesos y mejora la eficiencia operativa.

Al centralizar el almacenamiento de documentos, reducimos los tiempos de búsqueda y recuperación. Lo que a su vez, facilita la gestión del conocimiento dentro de la organización, promoviendo un ambiente colaborativo donde la información es compartida eficazmente entre departamentos y equipos.

  • Centralización de documentos importantes en una única plataforma.
  • Accesibilidad desde cualquier dispositivo con conexión.
  • Simplificación de procesos de búsqueda y recuperación.
  • Facilitación de gestión del conocimiento entre equipos.
  • Reducción de duplicación de documentos.
  • Mejora de colaboración entre departamentos.
  • Optimización de recursos al evitar dispersión de documentos.
  • Aumento de eficiencia operativa con acceso rápido a información.
  • Mejora de comunicación interna mediante acceso centralizado.
  • Agilización de procesos gracias a un acceso sencillo y rápido.
Beneficios de un buen sistema de gestión documental

3. Seguridad y legibilidad

Es importante garantizar que los documentos no solo estén seguros contra accesos no autorizados, sino también contra la pérdida de datos, asegurando que sean legibles y accesibles para futuras referencias.

Por eso, se implementan tecnologías de encriptación avanzadas y se realizan copias de seguridad periódicas para proteger contra la corrupción de datos y ataques externos. De esta manera conseguimos que la integridad de los documentos se mantenga a través del tiempo, garantizando que permanezcan legibles y accesibles cuando se necesiten.

  • Garantía de seguridad mediante medidas de protección avanzadas.
  • Mantenimiento de integridad y confidencialidad de datos.
  • Respaldo de documentos para prevenir pérdida de información.
  • Protección contra amenazas cibernéticas y malware.
  • Implementación de políticas de acceso y permisos.
  • Encriptación de datos para evitar acceso no autorizado.
  • Verificación de identidad para acceder a información sensible.
  • Garantía de legibilidad de documentos a lo largo del tiempo.
  • Protección contra alteración o corrupción de datos.
  • Cumplimiento de normativas y regulaciones de seguridad.

4. Ahorro y autenticidad

A medida que se reducen los costos de almacenamiento físico, también se minimiza el impacto ambiental de su empresa. De ahí, la importancia de reducir costos operativos eliminando la necesidad de almacenamiento físico y garantizando la autenticidad de cada documento mediante soluciones de firma digital y certificación.

La autenticación y el cumplimiento de estándares digitales aseguran la validez legal de los documentos en todo momento, imprescindible para por ejemplo, las posibles auditorías que pueda tener la empresa.

A lo ya mencionado, podemos sumar:

  • Mayor eficiencia en procesos administrativos con documentos digitales.
  • Reducción de riesgos asociados a pérdida o deterioro de documentos físicos.
  • Mejora de imagen corporativa al adoptar prácticas ecoamigables.
  • Cumplimiento de requisitos legales y normativos en materia de autenticidad.
Funcionamiento del sistema de gestión documental

5. Reducción de redundancias

Implementar un sistema de gestión documental supone minimizar la duplicidad y el desorden documental. Mediante sistemas inteligentes que detectan y previenen redundancias, aseguramos la coherencia y precisión de la información.

En Camerfirma, nuestros sistemas están diseñados para identificar y consolidar información duplicada, asegurando que las bases de datos se mantengan limpias y eficientes. Esta optimización contribuye a una mejor toma de decisiones y una gestión más ágil de los recursos.

Lo que supone: 

  • Optimización de bases de datos para evitar redundancias.
  • Mejora de la calidad de la información al evitar duplicaciones.
  • Simplificación de procesos de gestión documental.
  • Reducción de errores y confusiones causados por documentos duplicados.
  • Incremento de eficiencia operativa al tener datos coherentes y precisos.
  • Aprovechamiento máximo de recursos al evitar duplicaciones innecesarias.
  • Reducción de tiempo empleado en la búsqueda de información.
  • Agilización de procesos gracias a la eliminación de documentos redundantes.
  • Mejora de la toma de decisiones al contar con información clara y precisa.

6. Integración de documentos y procesos de negociación

Facilitar la integración de documentos en procesos de negocios automatizados, permite tomar decisiones más rápidas y eficientes basadas en datos actualizados y precisos. 

Al automatizar el flujo de trabajo, los documentos necesarios para las negociaciones y decisiones son generados y distribuidos automáticamente, lo que permite ciclos de revisión y aprobación más rápidos y menos propensos a errores.

¿En qué se traduce esto?

  • Agilización de ciclos de revisión y aprobación gracias a la automatización.
  • Reducción de errores en procesos de negociación al eliminar tareas manuales.
  • Mejora de la coordinación entre equipos y departamentos durante las negociaciones.
  • Aumento de la eficiencia operativa al automatizar flujos de trabajo documentales.
  • Incremento de la productividad al evitar la espera por documentos necesarios.
  • Reducción de tiempos de negociación y cierre de acuerdos.
  • Mejora de la gestión de recursos al optimizar procesos de negociación.

7. Integración de documentación digital

Como empresa especializada en la digitalización de organizaciones, sabemos de la importancia de disfrutar de una transición fluida de documentos físicos a digitales. Que estos se integren sin esfuerzo, con herramientas y plataformas que ayuden a una gestión integral.

En nuestro caso y gracias a nuestro sistema SafeLTA, el paso a un entorno digital se maneja con una interfaz intuitiva y funcionalidades que facilitan la adopción por parte de todos los usuarios. La escalabilidad de nuestras soluciones permite adaptarse a las crecientes demandas de su negocio a medida que se expande. 

Por no hablar de:

  • Interfaz intuitiva que facilita la adopción por parte de los usuarios.
  • Escalabilidad para adaptarse a las demandas cambiantes del negocio.
  • Gestión integral de documentos digitales en un solo sistema.
  • Mantenimiento de la accesibilidad y usabilidad de los documentos digitales.
  • Reducción del espacio físico requerido para almacenamiento de documentos.
  • Mejora de la organización y categorización de documentos digitales.
  • Facilitación de la colaboración entre equipos gracias a la documentación digital.
  • Adaptación a cambios tecnológicos y necesidades empresariales futuras.

Solicita información a nuestro equipo de profesionales y descubre cómo implementar SafeLTA, como tu sistema de gestión documental. 

8. Mayor satisfacción de los clientes

Si has llegado hasta este punto, ya tendrás claro todo lo que los sistemas de gestión documental pueden aportar a tu empresa. ¿Pero y a tus clientes? Soluciones eficaces, como la rápida recuperación y procesamiento de documentos, son esenciales para mejorar la experiencia del cliente. Y como podrás imaginar,  la eficiencia en la gestión documental se traduce directamente en un servicio al cliente de mayor calidad.

  • Proporcionamiento de respuestas rápidas ante solicitudes de clientes.
  • Acceso inmediato a la documentación necesaria para servicios al cliente.
  • Mejora significativa de los tiempos de respuesta gracias a la eficiencia documental.
  • Elevación de la satisfacción del cliente al ofrecer un servicio más rápido y eficaz.
  • Aumento de la fidelidad del cliente debido a una mejor experiencia de servicio.
  • Fortalecimiento de la reputación de la empresa en el mercado.
  • Mejora de la percepción de la empresa como confiable y profesional.
  • Reducción de quejas y reclamaciones relacionadas con tiempos de respuesta.
  • Incremento de recomendaciones positivas por parte de clientes satisfechos.
  • Alineación de las prácticas empresariales con las expectativas del cliente, mejorando así la retención y lealtad.
Proveedor de sistemas de gestión documental

Por qué es tan importante un buen proveedor de sistemas de gestión

Ante la creciente cantidad de información que se genera y maneja diariamente, contar con un sistema de gestión documental robusto y fiable es necesario para garantizar la eficiencia operativa, la seguridad de los datos y la satisfacción del cliente.

Elegir un buen proveedor de sistemas de gestión, es el primer paso. Por eso, desde Camerfirma, con nuestro sistema SAFE LTA, no ofrecemos solo tecnología avanzada y soluciones personalizadas, sino también una amplia gama de beneficios que impactan directamente en la productividad y competitividad de las empresas.

A continuación, veamos por qué es tan importante contar con un proveedor de sistemas de gestión documental como Camerfirma y cómo nuestro sistema SafeLTA destaca en este aspecto.

Experiencia y especialización

En Camerfirma, nuestra trayectoria y profundidad de conocimientos en gestión documental nos colocan en una posición privilegiada para diseñar sistemas que cumplen con creces las necesidades concretas de cada cliente, garantizando una gestión documental eficaz y eficiente.

Seguridad y cumplimiento normativo

Nuestro sistema SafeLTA establece altos estándares de seguridad pensados para asegurar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información. Primordial si tenemos en cuenta el contexto donde nos encontramos, donde la protección de datos es prioritaria y las regulaciones de privacidad y seguridad son cada vez más estrictas.

Tecnología avanzada

Optar por Camerfirma significa acceder a las últimas innovaciones en gestión documental, como la firma digital avanzada, encriptación de documentos y gestión automatizada de flujos de trabajo. Un paso hacia la digitalización y la optimización de procesos. Por no hablar de los errores se minimizan.

Adaptabilidad y escalabilidad

Ofrecemos soluciones que se adaptan al crecimiento de tu empresa, asegurando que el sistema evolucione junto con tu organización sin comprometer su funcionalidad o rendimiento.

Soporte técnico y servicio al cliente

Tendrás acceso a un equipo de expertos listos para asistirte en cualquier momento, ayudándote a resolver cualquier incidencia o duda que pueda surgir durante la implementación o el uso continuo del sistema.

Facilidad de integración

Diseñado para integrarse sin problemas con una amplia gama de plataformas y aplicaciones empresariales, nuestro sistema de gestión documental está pensado para una fácil adopción y maximizar su utilidad en el entorno empresarial actual.

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Camerfirma

Empresa líder en el campo de Qualified Trusted Solutions, que ayuda a las organizaciones a digitalizar cada proceso de negocio con soluciones de gestión simples, eficientes y modernas.

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