Contratar con certificado digital: ¿tiene seguridad legal?

Si decimos que el certificado digital ahorra tiempo y dinero, estamos todos de acuerdo, ¿verdad?

Se entiende que los perfiles de las personas u organizaciones que utilizan esta herramienta de firma digital son muy diversos, pero, ¿le sacan el máximo partido a su certificado digital?

Tras la entrada en vigor de la Ley de Procedimiento Administrativo General de las Administraciones Públicas (LPAC), que obliga a las personas jurídicas, personas sin personalidad jurídica, notarios y registradores de la propiedad y registradores mercantiles a contactar con la Administración por medios electrónicos, la seguridad y custodia de la documentación presentada, ha dejado de ser un problema para el entramado administrativo nacional.

Y dentro de todas las posibles comunicaciones telemáticas, hoy nos gustaría destacar a la gran olvidada: la contratación de trabajadores y su vinculación con organismos gubernamentales como el Servicio Estatal de Empleo (SEPE) o la seguridad social.

Porque, ¿se puede contratar con el certificado digital?

La respuesta es sí. 

Para facilitar el trámite, el organismo SEPE (Servicio Público de Empleo Estatal) dispone de un sistema en línea denominado Contrat@, para que cualquier tipo de empleador tenga la posibilidad de comunicar sobre un contrato de trabajo a través de Internet. Sin citas ni desplazamientos. Desde tu propia oficina.

Contrata con tu certificado digital

Todos aquellos emprendedores que deseen incorporar nuevos empleados a sus plantillas, pueden acceder a la web que aloja el sistema Contrat@ a través de su certificado digital de representante desde su propia sede empresarial.

A través del certificado digital todo el proceso de contratación es más seguro, ágil y le ahorra molestias tanto al empleado como al empleador. Por lo que hablamos de un win-win en toda regla.

Así mismo, la herramienta Contrat@ también habilita la posibilidad de dar de alta a un empleado en el sistema de seguridad social. Trámite que debes realizar antes de que el empleado empiece su carrera laboral en tu empresa.

Debes saber que el servicio Contrat@ no solo permite transferir datos relacionados con contratos de trabajo, sino también datos relacionados con copias principales, extensión de trabajo, convocatorias para la celebración de acuerdos interrumpidos sobre horas fijas y adicionales, convirtiéndose así en la navaja suiza para el entorno profesional.

Entre todas las opciones que se le ofrecen al usuario, cabe destacar las de consulta y seguimiento de los ficheros enviados, así como consultar e imprimir las comunicaciones realizadas. Recordemos que hablamos de un trámite digital, pero si quieres seguir imprimiendo las documentaciones, eso ya es cosa tuya.

Opciones que permite el certificado digital en el envío de comunicaciones

La plataforma SEPE parece haber pensado en todo, y ofrece al usuario varias opciones para resolver este tipo de trámites de forma cómoda, rápida y sencilla. 

  • Transmisión directa de datos.
  • Envío de archivos en formato XML.
  • Haciendo uso de los servicios que ofrece el propio sitio web.

Requisitos para poder contratar con el certificado electrónico.

Utilizar esta aplicación es fácil y sencillo. Pero ojo, existen unos requisitos legales mínimos que deben cumplirse.

Para hacer uso de Contrat@, el principal requerimiento para el usuario, ya sea autónomo o empleador con certificado de representante digital, es que disponga de la autorización administrativa de los servicios públicos de empleo.

¿Cómo hacerlo?

La solicitud de dicho permiso se realiza a través de la propia web de Contrat@, cumplimentando un formulario disponible a tal efecto (puedes acceder al formulario desde aquí), que solicita toda la información necesaria para sobre el empleador (datos de empresa y representante, además de solicitar una breve descripción del tipo de empresa que es).

Cuando ya tenemos rellenado dicho formulario, deberemos esperar a que se nos otorgue una autorización, con la que se podrá acceder y trabajar en la aplicación Contrat@ del SEPE, a través del certificado digital. 

¿Cómo funciona CONTRAT@?

Pensada para facilitar la comunicación de la contratación online, esta aplicación les brinda la opción a empresarios y empresarias que actúen en nombre propio, así como a las empresas y profesionales colegiados que actúen en representación de terceros, el poder comunicar el contenido de la contratación laboral a los Servicios Públicos de Empleo desde su propio despacho o sede profesional.

Empleada feliz al ver lo fácil que es usar el certificado digital

Algunos de los datos que Contrat@ permite comunicar: 

  • Contratos. 
  • Copias básicas. 
  • Prórrogas. 
  • Llamamientos de fijos discontinuos. 
  • Pactos de horas complementarias

 ¿Cómo de seguro es contratar con certificado digital?

En busca de la mayor seguridad posible y cumpliendo la normativa que regula la protección de datos de carácter personal, las empresas jamás podrán acceder al contenido que figura en la Base de Datos del Servicio Público de Empleo, por lo que, si no existe concordancia entre los datos que envía la empresa y los que ya constan en la Base de Datos, se procede a realizar una comunicación, pero en ningún caso se le envía la información que tenga el Servicio Público de Empleo.

Desde Camerfirma nos gustaría tranquilizar a todo aquel que se quiere animar a hacer uso del certificado digital para ampliar la plantilla de su empresa. 

Debes tener en cuenta que la huella electrónica actuará como firma y sello del Servicio Público de Empleo. Siendo así, solamente válidos aquellos documentos en los que figuren el logotipo de un Servicio Público de Empleo y la citada huella electrónica.

Normativa aplicable en Contrat@

La normativa aplicable por la que se rige el uso de este servicio web es:

Real Decreto 1424/2002, de 27 de diciembre, por el que se regula la comunicación del contenido de los contratos de trabajo y de las copias básicas a los Servicios Públicos de Empleo y el uso de los medios telemáticos en relación con aquella.

Orden TAS/770/2003, de 14 de Marzo, actualizada por Orden ESS/1727/2013,de 17 de septiembre, por la que se desarrolla el Real Decreto 1424/2002 por el que se regula la comunicación del contenido de los contratos de trabajo y de las copias básicas de los mismos a los Servicios Públicos de Empleo y el uso de los medios telemáticos en relación con aquella.

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