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El día a día de cualquier empresa está repleto de trámites administrativos y burocráticos. Muchas veces suponen una dedicación de tiempo que desvía la atención del objetivo principal de la empresa: hacer crecer el negocio. Sin embargo, son imprescindibles para cumplir con la normativa o realizar determinados trámites con las Administraciones Públicas.
Para agilizar al máximo este tipo de tareas es imprescindible contar con un certificado electrónico que permita realizarlas de forma telemática, sin necesidad de desplazamientos en persona a sedes físicas, evitando así incurrir en costes y perder un tiempo precioso.
Los certificados digitales para empresas permiten asociar la firma digital de una persona a su pertenencia a una organización o autenticarse de forma online y en su nombre ante las administraciones públicas españolas.
Existen distintos tipos de certificados electrónicos, por lo que habrá que escoger el más adecuado, en función del tipo de trámite que se necesite realizar.
¿Dónde y para qué puedo utilizar los certificados digitales para empresa?
Trámites con Certificado digital corporativo
Es el certificado digital corporativo es el más adecuado cuando se necesita firmar documentos indicando la pertenencia a una empresa. Identifica de forma digital a una persona física y la vincula una organización, informando del cargo que desempeña en ella, ya sea empleado, asociado, colaborador, cliente o proveedor.
Está dirigido a personas físicas, ya sean empleados de una empresa o colegiados y asociados profesionales, que quieren acreditar su pertenencia a una determinada empresa pero sin poderes de representación. Se trata de una firma digital sin poderes de representación.
Es decir, el titular puede realizar comunicaciones firmadas digitalmente, en las que su pertenencia a una organización queda acreditada, pero no cuenta con ningún poder superior al que tiene por el desempeño habitual de su actividad; por lo que no informa de la existencia de poderes de representación, por lo que no serviría para apoderados ni representantes generales. Se pueden realizar distintos trámites:
Firmar especificando el cargo de la persona en la empresa
El empleado puede firmar documentos en los que tenga que dejar constancia de su puesto de trabajo pero que no requieran de poderes de representación, como una carta a clientes.
Firmar documentos y comunicaciones
Muchas veces, un empleado ha de firmar documentos, como una comunicación de los requisitos necesarios para que este envíe un presupuesto, en el que no es necesario contar con poderes de representación.
Autenticación en trámites personales
Los empleados, además de los empresariales, realizan trámites profesionales a título personal. Por ejemplo, la inscripción en un curso. En este tipo de acciones, pueden utilizar el certificado digital corporativo.
Trámites con Certificado digital de representante legal
A diferencia del certificado anterior, este es el adecuado si es necesario firmar todo tipo de documentos de la empresa con poderes de representación. El certificado de representante legal permite a una persona física, con poderes de representación general, actuar en representación de una entidad u organización. Es decir, es el adecuado para CEOs, altos cargos y miembros de consejos de dirección, así como administradores con poderes de representación general.
Se puede utilizar tanto para realizar trámites administrativos online como para la firma digital de distintos documentos (contratos, actas, comunicaciones, instrucciones…).
Algunos de los trámites que se pueden realizar son:
Presentación de facturas
Los responsables de la facturación de la compañía han de presentar las facturas de sus servicios a sus clientes. Para ello, necesitan acreditar su papel como representante de la empresa.
Firma de contratos y actas.
Este tipo de trámites compromete a la empresa en ciertas obligaciones, por lo que es necesario que sean firmadas por un empleado que actúe en nombre de la empresa, con pleno derecho.
Consulta de expedientes.
Los expedientes y notificaciones de la administración son documentos habituales en el entorno empresarial. Pero, hacer la consulta de los mismos solo puede ser una acción realizada por un representante.
Modificar datos bancarios.
El acceso a los datos bancarios y la realización de cambios en estos están entre los trámites que no puede hacer, obviamente, cualquier empleado. Está entre aquellos que ha de realizar un empleado con poderes de representación de la empresa.
Firmas con tráfico mercantil.
Los procesos mercantiles necesitan a menudo de la firma de un empleado de la compañía para poder realizarse. En este caso, ha de tratarse de un representante de la corporación.
Liquidación de impuestos.
Toda compañía ha de cumplir con determinadas obligaciones con la Agencia Tributaria, como la declaración de IVA, o de otras administraciones públicas, como en el caso del IBI. Para liquidar estos impuestos, el responsable de esta tarea firmará en nombre de la empresa, como representante de esta.
Trámites con Certificado digital de apoderado
Es el certificado idóneo para quien necesita firmar contratos de clientes o transacciones en condición de apoderado. Permite a un apoderado especial, de una entidad u organización, actuar en representación de esta en el ámbito estricto de sus facultades para firma de documentos. Sin embargo, no es válido para realizar trámites online con las Administraciones públicas (si es necesario este tipo de procesos, habría que optar por el certificado PRAP o el de representante legal). Con él se pueden realizar los siguientes trámites:
Firma de contratos con clientes
Cuando una compañía firma un contrato con un cliente, se compromete a determinadas obligaciones: prestar un servicio o producto, en un plazo determinado, a cambio de una remuneración concreta. Por ello, la firma de este tipo de documentos ha de estar a cargo de un apoderado de la empresa.
Firma en condición de apoderado
Los apoderados pueden realizar, mediante su firma, un determinado tipo de acciones. Por ejemplo, podrán retirar una cierta cantidad de dinero de un banco. Esto es debido a que sus facultades como apoderado se lo permiten, para incurrir en ciertas obligaciones en nombre de su compañía
Firma de ofertas en el sector privado
Las ofertas para comercializar con productos o prestar servicios llevan implícitas ciertas obligaciones. Para que las empresas que realizan la oferta incurran en dichas obligaciones, la propuesta de servicios han de estar firmadas por un apoderado de la entidad.
Trámites con Certificado digital de Representante ante las Administraciones Públicas (PRAP)
Gracias a este tipo de certificado una persona física podrá realizar trámites online ante las Administraciones Públicas en nombre y representación de una organización. Esta persona física ha de ser representante legal o apoderado con poder general para realizar cualquier actuación administrativa y ante cualquier administración. Entre los usuarios de este certificado se encuentran empleados de asesorías y gestorías o miembros de la empresa con funciones administrativas.
Con él se pueden realizar trámites como:
Presentación y liquidación de impuestos
Toda compañía ha de cumplir con determinadas obligaciones tributarias. Para ello, ha de presentar y liquidar los impuestos con la periodicidad que sea necesaria, en función de cada caso concreto. Trámite que ha de realizar con un certificado como representante de su compañía ante las AA.PP.
Solicitud de subvenciones y ayudas
Las empresas se pueden beneficiar de ayudas que proporcionan las Administraciones Públicas para el desarrollo de su negocio. Pero solicitarlas no es una tarea que pueda realizar cualquier empleado, sino que ha de contar con este certificado específico.
Presentación de facturas
Presentar facturas en el ámbito privado es potestad de representantes de la empresa. Y, en el entorno de las Administraciones Públicas, la situación es similar, ya que, para presentar una factura a un ente público, hay que ser representante legal o apoderado, algo de lo que deja constancia este certificado.
Consulta de expedientes
En muchas ocasiones, las empresas han de consultar el estado de determinados trámites o expedientes. Para ello, es necesario contar con un certificado de Representante ante las Administraciones Públicas.
Trámites y gestiones con la TGSS
Cuando un empleado ha de realizar determinados trámites, en nombre de su empresa, con la Tesorería General de la Seguridad Social, como notificar las altas y bajas de los trabajadores, han de identificarse con este certificado concreto, que deje constancia de su poder de representación.
Trámites ante AAPP
Todas las empresas necesitan realizar, en mayor o menor medida, trámites con distintas Administraciones Públicas. Para realizarlas de forma ágil y eficiente, evitando desplazamientos innecesarios, tendrán que contar con un certificado electrónico concreto: el certificado de Representante ante las Administraciones Públicas.
Presentación a concursos públicos
Las licitaciones para acceder a la prestación de servicios o provisión de productos a las Administraciones Públicas requieren de la firma por parte de la empresa licitadora. Esta firma provendrá de un miembro de la empresa, mediante un certificado que le otorgue la capacidad de firmar como representante de la misma ante organismos públicos.
Trámites con Certificado de sello electrónico
El sello electrónico es una identificación digital corporativa que no incorpora datos personales de representante o apoderado y permite firmar facturas y otros documentos de forma electrónica a entidades, empresas u otras personas jurídicas, garantizando la autenticidad e integridad de los documentos, disminuyendo el riesgo de fraude. También puede utilizarse como elemento de identificación de máquina cliente.
Este certificado evita tener que incluir datos personales de los apoderados y no requiere delegar su uso, por lo que es válida tanto para departamentos como para la empresa en su totalidad. Sirve para firmar en distintos procesos de firma:
Autenticación y firma desasistida en procesos automatizados
El sello electrónico sirve para autenticarse y firmar en procesos automatizados como puede ser la generación de recibos, facturas, presupuestos y nóminas o el registro de entrada y recepción de mercancías. Así se pueden agilizar este tipo de procesos al tiempo que se reducen costes de personal y se evitan errores humanos.
¿Cómo obtener el certificado digital para empresa?
Conseguir el certificado digital que más se ajuste a las necesidades de la empresa es muy sencillo.
En primer lugar, es necesario solicitar o comprar el certificado online, en la web de Camerfirma. Al solicitarlo, se debe seleccionar el código postal de la zona, ya que es imprescindible acudir de forma presencial para su obtención. También se selecciona en el momento de la compra el formato del certificado (software o hardware). Si el certificado tiene varios tipos, se selecciona el tipo concreto que se necesita.
A continuación, se rellena la solicitud con los campos requeridos. Entonces, se recibe un correo de confirmación de la solicitud, junto con los datos de contacto de la Cámara de Comercio que corresponde según el código postal elegido (dirección y teléfono), para cerrar la visita.
El usuario ha de contactar con la Cámara de Comercio y concertar una cita en la que se realizará la verificación presencial. Para ello, habrá que acudir en persona a la Cámara y llevar la documentación original que permita verificar la identidad así como los poderes de representación.
Finalmente, se obtiene el certificado. Si se eligió la opción de formato hardware, se entregará un certificado físico, listo para usar, por parte de la persona de la Cámara de Comercio. Si, por el contrario, se seleccionó la preferencia por el formato software, se obtendrá el certificado vía e-mail, listo para usar. En este caso, al confirmar la solicitud se habrá recibido un código de descarga que habrá que utilizar para instalar el certificado en el dispositivo seleccionado.
